این سوالی است که تقریباً هر شرکتی که به سرعت در حال رشد است با آن مواجه است: آیا باید یک شرکت روابط عمومی استخدام کنیم یا یک تیم داخلی بسازیم؟ و اگر به اندازه کافی با این سوال دست و پنجه نرم کنید، به سرعت به یک رفت و برگشت بی پایان تبدیل می شود (“از سوی دیگر…“).
حقیقت این است که بسته به اهداف، منابع و بودجه خاص شما، ممکن است یک مسیر نسبت به دیگری معنادارتر باشد. ما چند توصیه مفید از طرفداران روابط عمومی در HubSpot جمع آوری کرده ایم تا به شما در برقراری تماس مناسب کمک کنیم.
بیایید به مزایا و معایب کلیدی استخدام یک آژانس بپردازیم، چگونگی تصمیم گیری صحیح برای کسب و کار خود را بررسی کنیم و پنج وظیفه روابط عمومی را که می توانید در داخل سازمان مدیریت کنید، پوشش دهیم.
دلایل استخدام یک شرکت روابط عمومی
1. شما می دانید چه می خواهید.
استخدام یک شرکت بدون دانستن آنچه می خواهید مانند رانندگی به مقصدی جدید بدون نقشه است. به احتمال زیاد، به سرعت گم خواهید شد.
الی فلانگان، مدیر محصولات و ارتباطات شرکتی در HubSpot، توصیه می‌کند: «استخدام یک شرکت روابط عمومی می‌تواند یک سرمایه‌گذاری قابل توجه باشد، بنابراین قبل از انجام این کار، باید اهداف خود و آنچه را که امیدوارید از طریق روابط عمومی به دست آورید، واضح بدانید.
اهداف شما قطب نمای شما هستند. آنها بر بودجه، جدول زمانی و حتی تاکتیک هایی که می خواهید به کار بگیرید تأثیر می گذارند. به همان اندازه مهم، آنها تصویر واضحی از آنچه از یک آژانس نیاز دارید به شما ارائه می دهند.
2. شما آماده “تغذیه ماشین روابط عمومی” هستید.
روابط عمومی یک فعالیت «تنظیم و فراموش کن» نیست – حتی اگر آژانسی را برای انجام کارهای سنگین استخدام کنید.
میا مک کینون، رئیس برند و روابط عمومی APAC در HubSpot، این نکته را تکرار می‌کند و به من می‌گوید: «اگر به‌عنوان یک بنیان‌گذار یا رهبر کسب‌وکار، ظرفیت سرمایه‌گذاری در حمایت از آژانس یا رهبری داخلی خود با توسعه را ندارید. و تایید روایت‌ها، حمایت از راه‌اندازی‌ها، آماده‌سازی برای تعاملات و رویدادهای رسانه‌ای و در دسترس بودن برای فرصت‌های سخنرانی، دیدن نتایج دشوار خواهد بود.”
او ادامه می‌دهد: “اگر اطلاعات یک آژانس، با دید کمی از استراتژی کسب‌وکار شما و چالش‌هایی که با آنها روبرو هستید، زمان بسیار دشواری برای ارائه نتایج خواهند داشت. شما آنچه را که با روابط عمومی انجام می‌دهید به دست خواهید آورد. و بهترین شرکای آژانس من آنهایی بوده اند که در آن تیمی که با آنها کار کرده ایم به توسعه تیم داخلی ما تبدیل شده اند.”
به عبارت دیگر، شما نقش بزرگی در راه اندازی آژانس خود برای موفقیت ایفا می کنید. اگر با آژانس خود مانند یک مشارکت واقعی رفتار کنید، به احتمال زیاد نتایج عالی خواهید دید.
3. شما می خواهید دسترسی رسانه ای خود را افزایش دهید.
وقتی یک شرکت روابط عمومی را استخدام می‌کنید، نه تنها به ایده‌ها، دیدگاه‌ها و تخصص‌های جدید دسترسی پیدا می‌کنید، بلکه با افرادی هم کار می‌کنید که با مخاطبین کلیدی در رسانه‌ها ارتباط دارند. و وقتی نوبت به رسانه‌ها می‌رسد، شما به اندازه روابط خود قوی هستید.
فلانگان می افزاید: “ایجاد روابط با خبرنگاران یکی از اجزای اصلی روابط عمومی موفق است. اگر تصمیم دارید مسیر آژانس را ادامه دهید، مهم است که آنها یک تماس روزانه در شرکت شما داشته باشند که بتواند اطلاعاتی را برای آنها به ارمغان بیاورد و به آنها کمک کند تا ارتباط برقرار کنند. به ذینفعان داخلی.”
گفته می شود، ممکن است بودجه شما در اینجا مانع شود. اگر اینطور است، نترسید. فلانگان توصیه می کند: “اگر بودجه محدودی دارید، استخدام یک فرد روابط عمومی داخلی برای تمرکز بر ایجاد روابط می تواند سرمایه گذاری بهتری باشد. تیم های داخلی نیز دسترسی بهتری به منابع داخلی و سخنگویان دارند.”
4. به دانش تخصصی نیاز دارید.
آنها می گویند همه مطبوعات، مطبوعات خوبی هستند – اما این موضوع جای بحث دارد. صرف نظر از این، زمانی که یک وضعیت بحرانی به یکباره برخورد می کند، اکثر کسب و کارهای کوچک و استارت آپ ها برای مقابله با آن مجهز نیستند. حتی بازخوردهای منفی و مشتریان ناراضی نیز می توانند بر شهرت و تصویر برند تأثیر بگذارند.
همه اینها برای گفتن است، اگر کسب و کار شما نیاز به ارتباطات بحران دارد – یا هر دانش تخصصی روابط عمومی – بهتر است آن را به حرفه ای ها بسپارید. شرکت های روابط عمومی برای مدیریت (و پیشگیری) این نوع موقعیت ها با تجربه تر و آموزش دیده تر هستند.
حالا بیایید چند پرچم قرمز را که باید قبل از رفتن به مرحله بعدی در نظر بگیرید، بررسی کنیم.
دلایلی که ممکن است به یک شرکت روابط عمومی نیاز نداشته باشید
1. تیم داخلی شما به اطلاعات نزدیکتر است.
تیم داخلی شما فقط یک مشتری دارد: شما. به این معنی که آنها می‌توانند توجه کامل و بی‌تقسیم خود را معطوف کنند، در حالی که یک آژانس باید زمان خود را بین چندین مشتری اختصاص دهد.
همانطور که فلانگان به من می گوید، “تیم های داخلی نیز دسترسی بهتری به منابع داخلی و سخنگویان دارند.”
در حالی که شما باید به یک آژانس خارجی در مورد نکات و نکات کسب و کار خود آموزش دهید – و کار آنها را برای دقت نظارت کنید – تیم داخلی شما قبلاً درک قوی از دانش داخلی شرکت دارد.
علاوه بر این، با ابزارهایی مانند HubSpot’s Marketing Hub و Hootsuite، کار بر روی وظایف مرتبط با روابط عمومی – مانند ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی و نظارت اجتماعی – هرگز آسان‌تر نبوده است.
2. شما با آژانس مناسبی پیدا نکرده اید.
هنگام استخدام یک آژانس، هرگز اهمیت یافتن یک مناسب را دست کم نگیرید.
مک‌کینون به من می‌گوید، «بخش‌های متحرک زیادی برای یافتن آژانس مناسب وجود دارد – تخصص صنعت، B2B در مقابل مصرف‌کننده، اندازه آژانس و نحوه ساختار تیم‌هایشان، میزان انعطاف‌پذیری یک آژانس، مدل آنها – آیا آنها روابط رسانه‌ای خالص هستند یا یکپارچه تر است، و به کدام یک از این دو نیاز دارید؟”
برای کسب و کارهای کوچکی که در بازی روابط عمومی تازه کار هستند، مک کینون پیشنهاد می کند به دنبال آژانس هایی باشید که انعطاف پذیری را ارائه می دهند:
«آژانس‌هایی که مدلی انعطاف‌پذیر دارند و می‌توانند با نیازهای کسب‌وکار شما سازگار شوند، اغلب جایی هستند که کسب‌وکارهای کوچک‌تر مناسب هستند – تا زمانی که یک مدل کار مشخص نداشته باشید، مهم است که آژانس بتواند با شما هماهنگ شود – این ممکن است راه اندازی بزرگ یک ماه، و یک دوره آرام ماه بعد، در حالی که برای کمپین بعدی خود آماده می شوید.”
علاوه بر این، شهرت در دنیای روابط عمومی بسیار مهم است. از پرسیدن توصیه های دیگران دریغ نکنید.
مک‌کینون توضیح می‌دهد: «آژانس‌های استثنایی معمولاً شناخته می‌شوند و در مورد آنها صحبت می‌شود – از کسب‌وکارهایی که کمپین‌های روابط عمومی آنها را تحسین می‌کنید، از مشاغلی در صنعتی مشابه شما یا کسانی که در مورد آگاهی، درک و اعتماد با چالش‌های مشابهی روبرو هستند، توصیه‌هایی بخواهید. “
3. شما به دنبال یک راه حل سریع هستید.
روابط عمومی یک “راه حل سریع” نیست. بذرهای روابط عمومی که امروز می کارید به زمان نیاز دارند تا رشد کنند، به خصوص با توجه به ماهیت روابط عمومی که تماماً در مورد ایجاد روابط واقعی است. در نتیجه، رابطه ای که با آژانس خود دارید باید شبیه یک مشارکت واقعی باشد – نه یک سرمایه گذاری کوتاه مدت.
اگر همه اینها دلهره آور به نظر می رسد، مسیر آژانس ممکن است پاسخگو نباشد.
مک‌کینون این را تکرار می‌کند و می‌گوید: «یکی از بزرگ‌ترین آموخته‌هایی که در حرفه‌ام در کار داخلی داشته‌ام، و چیزی که با تیمم به اشتراک می‌گذارم، این است که وقتی آژانس خود را پیدا کردید، نقش بزرگی در ایجاد خود دارید. هر دو برای موفقیت، و آن رفتار با آنها مانند یک شریک واقعی است.”
5 وظیفه روابط عمومی که تیم داخلی شما می تواند مدیریت کند
1. بیانیه های مطبوعاتی.
در دنیای امروز، کسب‌وکارها باید سر و صدای خود را ایجاد کنند. چه به اشتراک گذاشتن یک محصول جدید، یک رویداد آینده، یا تغییرات در ساختار سازمانی خود، یک بیانیه مطبوعاتی خوب نوشته شده می تواند کلمه ای را در مورد کسب و کار شما به اشتراک بگذارد. این راهنمای مفید را در مورد نحوه نوشتن یک بیانیه مطبوعاتی که از بین مردم متمایز است، بررسی کنید.
2. ارتباطات رسانه های اجتماعی.
آنچه مردم در مورد تجارت شما در رسانه های اجتماعی می گویند می تواند بر شهرت کلی شما تأثیر بگذارد. هر تیم داخلی باید «گوش به زمین» این مکالمات را زیر نظر داشته باشد.
ابزارهای شنیداری اجتماعی – مانند نرم‌افزار مدیریت رسانه‌های اجتماعی HubSpot، Sprout Social و Buffer – نام‌های تجاری شما، کلمات کلیدی مرتبط و بازخورد مستقیم را از طریق هشتگ‌ها و DMها دنبال می‌کنند. علاوه بر این، بسیاری از این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که مستقیماً از داشبورد به موارد ذکر شده در حساب‌های رسانه‌های اجتماعی خود پاسخ دهید.
3. وبلاگ نویسی.
اطلاع رسانی جامعه یکی از ستون های روابط عمومی است. یک راه عالی برای تعامل با مخاطبان، از طریق کانال های متعلق به خود است، مانند وبلاگ شرکت. وقتی نوبت به توسعه یک استراتژی وبلاگ نویسی خوب می رسد، تیم داخلی شما ممکن است نیاز به تفرقه و پیروزی داشته باشد – یک نفر یک تقویم سرمقاله ایجاد می کند، شخص دیگری به دنبال مشارکت کنندگان مهمان می گردد، در حالی که شخص دیگری محتوای وبلاگ می نویسد.
4. ایمیل های تبلیغاتی.
به لطف ابزارهایی مانند HubSpot’s Marketing Hub، Mailchimp، و Constant Contact، مدیریت، طراحی و ارسال ایمیل به مشتریان آسان تر از همیشه است. با این حال، برای ارسال ایمیل، ابتدا به افرادی نیاز دارید که آنها را به آنها ارسال کنند. بنابراین، ایجاد یک لیست ایمیل سالم – و آسان کردن آن – باید یک تمرکز طولانی مدت برای تیم داخلی شما باشد.
5. ارتباطات کارکنان.
ارتباطات کارکنان، همچنین به عنوان ارتباطات داخلی شناخته می شود، به سرعت به تمرکز اصلی در روابط عمومی تبدیل شده است. به هر حال، کارمندان می توانند سرسخت ترین منتقدان یا پرشورترین حامیان یک شرکت باشند.
ارتباطات کارکنان شامل به اشتراک گذاری اطلاعات از طریق کانال های مختلف، مانند ایمیل یا یک انجمن داخلی است. تیم‌های روابط عمومی داخلی می‌توانند اخبار شرکت، به‌روزرسانی‌های پروژه و موارد دیگر را به اشتراک بگذارند. هنگامی که کارمندان احساس می کنند “در حلقه هستند”، در محل کار بیشتر درگیر، متصل و توانمندتر می شوند.
برگردیم به تو
در نهایت، هیچکس بهتر از شما کسب و کار شما و نیازهای آن را نمی شناسد. اگر تصمیم دارید یک شرکت روابط عمومی را استخدام کنید یا نه، با توصیه های این مقاله شروع کنید. و به یاد داشته باشید، تا زمانی که روابط عمومی را در استراتژی کسب و کار خود تا حدی در نظر بگیرید، در مسیر درستی قرار گرفته اید.
