شما به تجربه رهبری یک تیم، برگزاری یک به یک و رسیدگی به چالش‌ها در زمان بروز نیاز دارید. PM ها همچنین باید بتوانند به نمایندگی از تیم خود با رهبری ارتباط برقرار کنند.
مدیران پروژه (PMs) باید با افراد زیادی از جمله اعضای تیم، سهامداران و سایر مدیران پروژه تعامل داشته باشند. PM های بزرگ می توانند با گروه های متنوعی از افراد برای رسیدن به یک هدف مشترک کار کنند.
امروزه کمتر از 1 از 4 سازمان از هر نوع نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند. در عوض، تیم‌ها به مجموعه‌ای از صفحات گسترده، یادداشت‌های کاغذی و ایمیل‌ها متکی هستند. این رویکرد منجر به بی نظمی می شود. هیچ راهی برای دیدن مکان یک پروژه در زمان واقعی وجود ندارد.
برای کمک به شما در به دست آوردن توپ، اکنون الگوی رایگان مدیریت پروژه ما را بررسی کنید – این به شما کمک می کند تا زمان و منابع ارزشمند زیادی را ذخیره کنید.
یکی از بزرگترین چالش های هر پروژه، اندازه گیری موفقیت است. به همین دلیل، شما باید نقاط قابل اندازه گیری را قبل و در حین اجرای پروژه خود تعیین کنید. بدانید چه معیارهایی برای پروژه شما مهم است و چه زمانی.
صرف نظر از اینکه کدام رویکرد را انتخاب می کنید، نکات جهانی وجود دارد که به همه کمک می کند. در اینجا برخی از بهترین روش های قابل اجرا برای هر پروژه در هر صنعت یا حوزه ای آورده شده است.
1. در راه حل های نرم افزاری مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید.
شما می توانید در حد بودجه خود یا حتی کمتر از بودجه خود بمانید. PMI دریافت که 11.4 درصد از کل منابع به دلیل فرآیندهای مدیریت پروژه ضعیف هدر می رود.
فرآیندهای مدیریت پروژه برای پروژه های موفق ضروری هستند. تحقیقات موسسه مدیریت پروژه نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که مدیریت پروژه را یکپارچه نمی‌کنند، نرخ شکست کامل پروژه‌شان به میزان 2/3 افزایش می‌یابد.
با نگاهی دقیق تر به اصول اولیه، می توانید متوجه شوید که مدیریت پروژه یک زمینه گسترده است که نیاز به درک عمیق ارتباطات و تفاوت های ظریف خاص صنعت دارد.
فهرست مطالب
مدیریت پروژه چیست؟
همچنین می‌توانید داشبوردها را برای ردیابی KPIها سفارشی کنید و گزارش‌هایی برای کمک به پیش‌بینی براساس داده‌های تاریخی و روندهای فعلی برای برنامه‌ریزی آینده ایجاد کنید.
2. با حفظ یک برنامه انعطاف پذیر، تغییرات را پیش بینی کنید.
با گذشت زمان، باید تاثیر پروژه خود را ثابت کنید. این شامل معیارهایی مانند تعداد سرنخ ها یا مشارکت در بازگشت سرمایه است.
متخصصان مدیریت پروژه رهبری را از طریق پویش محیطی موثر، ترکیب اطلاعات به داده های معنادار و تجزیه و تحلیل عینی ارائه می کنند. این مجموعه وسیعی از مسئولیت هاست که نیاز به آموزش و تجربه دارد.
مهارت های تصمیم گیری شامل اولویت بندی منابع، توسعه برآوردهای جایگزین، ارزیابی ریسک ها و اطمینان از مدیریت مناسب بودجه است.
مهارتهای مدیریتی
این رویکرد از نظریه ها و اصول علم عملیات برای درک و بهینه سازی تحویل پروژه استفاده می کند. مدیریت تولید پروژه از داده های فعالیت برای پیش بینی محدودیت ها و تعیین سطوح دستاورد استفاده می کند.
بهترین روش های مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک تیم را قادر می سازد تا اعتماد و اعتبار را در بین همتایان، مشتریان و ذینفعان ایجاد کند. به هر حال، اگر به طور مداوم محصولات با کیفیت بالا را به موقع ارسال می کنید، مطمئناً مردم را جذب خواهید کرد.
شما به راحتی می توانید هزینه ها را پیگیری کنید.
برنامه ریزی مبتنی بر فرآیند تضمین می کند که تمام فعالیت های پروژه به دستیابی به اهداف سازمانی کمک می کند. با این رویکرد، مدیر پروژه پروژه هایی را که با ارزش های اصلی کسب و کار همسو هستند ایجاد، مدیریت و بهبود می بخشد.
رویکرد مرحله‌ای به مدیریت محصول
نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا پروژه ها و برنامه های خود را پیگیری کنید، وظایف و فعالیت ها را سازماندهی کنید، به طور موثر با تیم خود ارتباط برقرار کنید و ریسک ها و مسائل را مدیریت کنید.
در مورد مهارت‌هایی که برای این نقش نیاز دارید، صحبت خواهیم کرد.
مجموعه مهارت های مدیر پروژه
مدیریت پروژه خود را ارتقا دهید
در واقع، شرکت‌هایی که فرآیندهای تحویل ارزش بالغ دارند، پروژه‌ها را به‌موقع بیشتر از شرکت‌هایی که مدیریت پروژه ندارند، تحویل می‌دهند (63 درصد در مقایسه با 39 درصد).
خرید را افزایش خواهید داد.
می توانید این اطلاعات را در یک صفحه گسترده یا بخشی از نرم افزار مدیریت پروژه خود سازماندهی کنید تا سازماندهی شود.
4. معیارهای خود را بشناسید.
روابط خوب اعضای تیم را با انگیزه نگه می دارد و حل اختلافات تیم را آسان تر می کند.
مهارت های ارتباطی
مدیران پروژه باید جلسات مکرر بین همکاران را برنامه ریزی کنند و در مورد عملکرد بازخورد ارائه دهند. نه تنها باید بدانید که با چه کسی و در چه زمانی ملاقات کنید، بلکه باید چندین سبک ارتباطی را نیز متعادل کنید.
منبع تصویر
به عنوان مثال، برخی از سهامداران می خواهند یک جلسه هفتگی Zoom با تیم شما داشته باشند. برخی دیگر ممکن است به‌روزرسانی روزانه Slack یا ایمیل ماهانه با پیشرفت را ترجیح دهند.
یک مدیر پروژه باید تصمیم بگیرد و مسئولیت نتایج را بپذیرد. شفاف بودن در مورد اهداف و تعیین انتظارات بالا به حفظ روحیه کمک می کند.
این فرآیند شامل توسعه برنامه هایی برای رعایت ضرب الاجل ها در عین حفظ اهداف کیفی در محدودیت های زمانی و بودجه است. این رشته می تواند متعلق به یک مدیر اختصاصی یا یک رهبر در یک پروژه باشد.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
در برخی موارد، مدیران پروژه نیاز به ایجاد تیم برای ابتکار عمل خود دارند. این ممکن است شامل یافتن شرکت کنندگان داخلی مناسب یا جستجوی خارج از سازمان باشد. در حالت ایده آل، یک PM تجربه ای در استخدام اعضای تیم جدید دارد.
چرخه حیات مدیریت پروژه
برای مثال، حقوقی به‌روزرسانی شما را از نظر قراردادها و ریسک می‌خواهد. در همین حال، امور مالی مشتاق شنیدن بودجه و هزینه های شما خواهند بود. مهندسان و تیم بازاریابی نیز علایق متفاوتی خواهند داشت که به انواع مختلفی از ارتباطات نیاز دارد.
مهارت های تصمیم گیری
با گنجاندن ابزارها و تکنیک های ذکر شده در بالا در تجربه کاری روزانه خود، می توانید عملکرد خود را به عنوان مدیر پروژه افزایش دهید.
مدیریت پروژه فقط ساختن نرم افزار و سخت افزار نیست. مدیران پروژه منابع را به طور مناسب توزیع می کنند، جدول زمانی را مدیریت می کنند و از ذینفعان در طول فرآیند مراقبت می کنند.
در حالی که اکثر سازمان ها موافق هستند که مدیریت پروژه مهم است، سبک های مختلفی وجود دارد که PM ها از آنها استفاده می کنند. در این بخش، چهار رویکرد رایج در مدیریت پروژه را بررسی خواهید کرد.
برنامه ریزی مبتنی بر محصول
با این حال، اغلب گفتن آن آسان تر از انجام دادن است. به هر حال، دلیلی وجود دارد که مدیران پروژه دائماً رویکردهای خود را تغییر می دهند و در فرآیندهای خود تجدید نظر می کنند.
بهتر است به کل فرآیند PM به عنوان یک سری مراحل نگاه کنید. هر مرحله یک هدف دارد. در کل، پنج مرحله حیاتی در چرخه حیات مدیریت پروژه وجود دارد. ما یک مرور مختصر از هر مرحله ارائه خواهیم کرد.
- شروع. در این مرحله مدیران پروژه به صورت واقع بینانه به یک پروژه نگاه می کنند. آنها تخمین می زنند که پروژه چقدر طول می کشد، که در نهایت بودجه پایه و جدول زمانی پروژه را تعیین می کند.
- برنامه ریزی. مرحله برنامه ریزی شامل تجزیه و تحلیل جزئیات فنی، تعیین وظایف به اعضای تیم مناسب و شناسایی ریسک های مرتبط با بخش های مختلف پروژه است.
- اجرا. در اینجا شما شروع به عمل بر روی طرحی که در حالت قبلی ایجاد کرده اید می کنید.
- نظارت و کنترل. این مرحله تضمین می کند که ضرب الاجل خود را رعایت کنید. شما نه تنها کارهایی را که در برنامه خود تعیین شده انجام می دهید، بلکه پیشرفت خود را نیز زیر نظر دارید. در اینجا، شما تعیین می کنید که آیا با تمام مقررات دولتی و استانداردهای صنعت مطابقت دارید یا خیر. شما همچنین تمام هزینه ها و پیشرفت پروژه را پیگیری می کنید.
- بسته شدن پایان دادن به یک پروژه آخرین مرحله آن است. در اینجا، شما تعیین می کنید که آیا پروژه نتایج مورد نظر خود را ارائه می دهد و آیا پروژه را لغو کنید یا ادامه دهید.
رویکردهای رایج در مدیریت پروژه
