منبع تصویر
در این مقاله، اصول مدیریت پروژه و نحوه پیاده سازی آنها را در کسب و کار خود خواهید آموخت. بیا شروع کنیم.
مدیریت پروژه خود را ارتقا دهید
با گذشت زمان، باید تاثیر پروژه خود را ثابت کنید. این شامل معیارهایی مانند تعداد سرنخ ها یا مشارکت در بازگشت سرمایه است.
در حالی که برخی از ضرب الاجل ها انعطاف پذیری دارند، برخی دیگر ممکن است سفت و سخت باشند. فهرستی از تاریخ هایی که نمی توانند تغییر کنند، نگه دارید. این به شما این امکان را میدهد که ضربالاجلهای خارجی را با بازههای زمانی تعیینشده برآورده کنید و در عین حال ضربالاجلهای انعطافپذیر را در سایر زمینهها فراهم کنید.
3. سبک های ارتباطی را پیگیری کنید.
مدیران پروژه باید جلسات مکرر بین همکاران را برنامه ریزی کنند و در مورد عملکرد بازخورد ارائه دهند. نه تنها باید بدانید که با چه کسی و در چه زمانی ملاقات کنید، بلکه باید چندین سبک ارتباطی را نیز متعادل کنید.
شما می توانید فرهنگ بهبود مستمر فرآیند را از طریق مدیریت دانش توسعه دهید. اگر محیطی را ایجاد کنید که بهینه سازی و یادگیری را در اولویت قرار دهد، احتمالاً به دیگران الهام می دهید و کارمندانی را با همان ذهنیت جذب می کنید.
مدیر پروژه چیست؟
اکثر پروژه ها با تاخیر مواجه می شوند. متأسفانه، زمانی که از یک برنامه ثابت پیروی می کنید، تاخیرهای جزئی می تواند منجر به مشکلات مهمی شود. از سوی دیگر، یک برنامه منعطف می تواند اکثر تغییرات را در گام ها مدیریت کند.
بهتر است به کل فرآیند PM به عنوان یک سری مراحل نگاه کنید. هر مرحله یک هدف دارد. در کل، پنج مرحله حیاتی در چرخه حیات مدیریت پروژه وجود دارد. ما یک مرور مختصر از هر مرحله ارائه خواهیم کرد.
- شروع. در این مرحله مدیران پروژه به صورت واقع بینانه به یک پروژه نگاه می کنند. آنها تخمین می زنند که پروژه چقدر طول می کشد، که در نهایت بودجه پایه و جدول زمانی پروژه را تعیین می کند.
- برنامه ریزی. مرحله برنامه ریزی شامل تجزیه و تحلیل جزئیات فنی، تعیین وظایف به اعضای تیم مناسب و شناسایی ریسک های مرتبط با بخش های مختلف پروژه است.
- اجرا. در اینجا شما شروع به عمل بر روی طرحی که در حالت قبلی ایجاد کرده اید می کنید.
- نظارت و کنترل. این مرحله تضمین می کند که ضرب الاجل خود را رعایت کنید. شما نه تنها کارهایی را که در برنامه خود تعیین شده انجام می دهید، بلکه پیشرفت خود را نیز زیر نظر دارید. در اینجا، شما تعیین می کنید که آیا با تمام مقررات دولتی و استانداردهای صنعت مطابقت دارید یا خیر. شما همچنین تمام هزینه ها و پیشرفت پروژه را پیگیری می کنید.
- بسته شدن پایان دادن به یک پروژه آخرین مرحله آن است. در اینجا، شما تعیین می کنید که آیا پروژه نتایج مورد نظر خود را ارائه می دهد و آیا پروژه را لغو کنید یا ادامه دهید.
رویکردهای رایج در مدیریت پروژه
برای مثال، حقوقی بهروزرسانی شما را از نظر قراردادها و ریسک میخواهد. در همین حال، امور مالی مشتاق شنیدن بودجه و هزینه های شما خواهند بود. مهندسان و تیم بازاریابی نیز علایق متفاوتی خواهند داشت که به انواع مختلفی از ارتباطات نیاز دارد.
مهارت های تصمیم گیری
معیارهای اساسی Rember در طول زمان تغییر خواهند کرد. اگر پروژه شما تازه شروع شده است، ممکن است فقط رسیدن سریع به نقاط عطف مهم را جشن بگیرید.
مدیران پروژه مسئول هدایت یک تیم و گزارش پیشرفت به بازیهای ارشد هستند.
امروزه کمتر از 1 از 4 سازمان از هر نوع نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند. در عوض، تیمها به مجموعهای از صفحات گسترده، یادداشتهای کاغذی و ایمیلها متکی هستند. این رویکرد منجر به بی نظمی می شود. هیچ راهی برای دیدن مکان یک پروژه در زمان واقعی وجود ندارد.
فرآیندهای مدیریت پروژه برای پروژه های موفق ضروری هستند. تحقیقات موسسه مدیریت پروژه نشان میدهد که سازمانهایی که مدیریت پروژه را یکپارچه نمیکنند، نرخ شکست کامل پروژهشان به میزان 2/3 افزایش مییابد.
مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهد که وظایف بزرگ را به ضرب الاجل هایی در مقیاس کوچکتر تقسیم کنید. با پایبندی به این نقاط عطف، پروژه ها به راحتی می توانند از ابتدا تا انتها بر اساس برنامه زمان بندی باقی بمانند.
مدیران پروژه برنامه ریزی و اجرای پروژه را مدیریت می کنند. آنها مسئول تعریف معیارهای موفقیت، تعیین الزامات، برآورد هزینه ها و نظارت بر فعالیت ها، محصولات قابل تحویل و عملکرد پرسنل هستند.
مسئولیت های مدیر پروژه
صرف نظر از اینکه کدام رویکرد را انتخاب می کنید، نکات جهانی وجود دارد که به همه کمک می کند. در اینجا برخی از بهترین روش های قابل اجرا برای هر پروژه در هر صنعت یا حوزه ای آورده شده است.
1. در راه حل های نرم افزاری مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید.
صرفه جویی در پول به ویژه در منظره ای مهم است که تنها 43 درصد از شرکت ها گزارش می دهند که پروژه ها را با بودجه «بیشتر اوقات» یا «همیشه» تکمیل می کنند.
شما فرهنگ خود را بهبود خواهید بخشید.
در برخی موارد، مدیران پروژه نیاز به ایجاد تیم برای ابتکار عمل خود دارند. این ممکن است شامل یافتن شرکت کنندگان داخلی مناسب یا جستجوی خارج از سازمان باشد. در حالت ایده آل، یک PM تجربه ای در استخدام اعضای تیم جدید دارد.
چرخه حیات مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک تیم را قادر می سازد تا اعتماد و اعتبار را در بین همتایان، مشتریان و ذینفعان ایجاد کند. به هر حال، اگر به طور مداوم محصولات با کیفیت بالا را به موقع ارسال می کنید، مطمئناً مردم را جذب خواهید کرد.
شما به راحتی می توانید هزینه ها را پیگیری کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا پروژه ها و برنامه های خود را پیگیری کنید، وظایف و فعالیت ها را سازماندهی کنید، به طور موثر با تیم خود ارتباط برقرار کنید و ریسک ها و مسائل را مدیریت کنید.
متخصصان مدیریت پروژه رهبری را از طریق پویش محیطی موثر، ترکیب اطلاعات به داده های معنادار و تجزیه و تحلیل عینی ارائه می کنند. این مجموعه وسیعی از مسئولیت هاست که نیاز به آموزش و تجربه دارد.
برای کمک به شما در به دست آوردن توپ، اکنون الگوی رایگان مدیریت پروژه ما را بررسی کنید – این به شما کمک می کند تا زمان و منابع ارزشمند زیادی را ذخیره کنید.
شما به تجربه رهبری یک تیم، برگزاری یک به یک و رسیدگی به چالشها در زمان بروز نیاز دارید. PM ها همچنین باید بتوانند به نمایندگی از تیم خود با رهبری ارتباط برقرار کنند.
با گنجاندن ابزارها و تکنیک های ذکر شده در بالا در تجربه کاری روزانه خود، می توانید عملکرد خود را به عنوان مدیر پروژه افزایش دهید.
با نگاهی دقیق تر به اصول اولیه، می توانید متوجه شوید که مدیریت پروژه یک زمینه گسترده است که نیاز به درک عمیق ارتباطات و تفاوت های ظریف خاص صنعت دارد.
با این حال، اغلب گفتن آن آسان تر از انجام دادن است. به هر حال، دلیلی وجود دارد که مدیران پروژه دائماً رویکردهای خود را تغییر می دهند و در فرآیندهای خود تجدید نظر می کنند.