راهنمای کامل مبانی مدیریت پروژه

منبع تصویر

در این مقاله، اصول مدیریت پروژه و نحوه پیاده سازی آنها را در کسب و کار خود خواهید آموخت. بیا شروع کنیم.

اصول مدیریت پروژه، بهترین شیوه ها

مدیریت پروژه خود را ارتقا دهید

با گذشت زمان، باید تاثیر پروژه خود را ثابت کنید. این شامل معیارهایی مانند تعداد سرنخ ها یا مشارکت در بازگشت سرمایه است.

در حالی که برخی از ضرب الاجل ها انعطاف پذیری دارند، برخی دیگر ممکن است سفت و سخت باشند. فهرستی از تاریخ هایی که نمی توانند تغییر کنند، نگه دارید. این به شما این امکان را می‌دهد که ضرب‌الاجل‌های خارجی را با بازه‌های زمانی تعیین‌شده برآورده کنید و در عین حال ضرب‌الاجل‌های انعطاف‌پذیر را در سایر زمینه‌ها فراهم کنید.

3. سبک های ارتباطی را پیگیری کنید.

مدیران پروژه باید جلسات مکرر بین همکاران را برنامه ریزی کنند و در مورد عملکرد بازخورد ارائه دهند. نه تنها باید بدانید که با چه کسی و در چه زمانی ملاقات کنید، بلکه باید چندین سبک ارتباطی را نیز متعادل کنید.

شما می توانید فرهنگ بهبود مستمر فرآیند را از طریق مدیریت دانش توسعه دهید. اگر محیطی را ایجاد کنید که بهینه سازی و یادگیری را در اولویت قرار دهد، احتمالاً به دیگران الهام می دهید و کارمندانی را با همان ذهنیت جذب می کنید.

مسئولیت های مدیر پروژه

صرف نظر از اینکه کدام رویکرد را انتخاب می کنید، نکات جهانی وجود دارد که به همه کمک می کند. در اینجا برخی از بهترین روش های قابل اجرا برای هر پروژه در هر صنعت یا حوزه ای آورده شده است.

در شروع پروژه خود، با سهامداران مهم بنشینید. بپرسید که چقدر می خواهند از شما بشنوند و چگونه می خواهند با شما ارتباط برقرار کنند.

این یک آمار تکان دهنده است. بنابراین، بیایید به برخی از مزایای کلیدی که از فرآیندهای مدیریت پروژه بالغ می‌شوند، عمیق‌تر بپردازیم.

به ضرب الاجل های مهمی خواهید رسید.

این رویکرد از نظریه ها و اصول علم عملیات برای درک و بهینه سازی تحویل پروژه استفاده می کند. مدیریت تولید پروژه از داده های فعالیت برای پیش بینی محدودیت ها و تعیین سطوح دستاورد استفاده می کند.

بهترین روش های مدیریت پروژه

این رویکرد شامل برنامه ریزی و اجرای پروژه ها در فازها به دلیل محدودیت های خارجی است. هر مرحله از پنج مرحله در چرخه عمر مدیریت محصول می گذرد. به همین دلیل، این رویکرد برای پروژه های کوچک و به خوبی تعریف شده ایده آل است.

مدیریت تولید پروژه

برای دریافت ابزار مدیریت پروژه HubSpot اینجا را کلیک کنید

در واقع، شرکت‌هایی که فرآیندهای تحویل ارزش بالغ دارند، پروژه‌ها را به‌موقع بیشتر از شرکت‌هایی که مدیریت پروژه ندارند، تحویل می‌دهند (63 درصد در مقایسه با 39 درصد).

خرید را افزایش خواهید داد.

یکی از بزرگترین چالش های هر پروژه، اندازه گیری موفقیت است. به همین دلیل، شما باید نقاط قابل اندازه گیری را قبل و در حین اجرای پروژه خود تعیین کنید. بدانید چه معیارهایی برای پروژه شما مهم است و چه زمانی.

مدیریت پروژه فقط ساختن نرم افزار و سخت افزار نیست. مدیران پروژه منابع را به طور مناسب توزیع می کنند، جدول زمانی را مدیریت می کنند و از ذینفعان در طول فرآیند مراقبت می کنند.

دو نفر در حال بررسی اصول مدیریت پروژه بر روی تخته سفید

برنامه ریزی مبتنی بر فرآیند تضمین می کند که تمام فعالیت های پروژه به دستیابی به اهداف سازمانی کمک می کند. با این رویکرد، مدیر پروژه پروژه هایی را که با ارزش های اصلی کسب و کار همسو هستند ایجاد، مدیریت و بهبود می بخشد.

رویکرد مرحله‌ای به مدیریت محصول

برای اطمینان از بهره وری تیم ها و اینکه پروژه ها در مسیر درست قرار دارند، مدیران پروژه به مجموعه وسیعی از مهارت ها نیاز دارند. در اینجا برخی از مهم ترین مهارت هایی که برای برتری در این نقش به آنها نیاز دارید آورده شده است.

اصول مدیریت پروژه، مجموعه مهارت های مدیر پروژه

مهارت های بین فردی

اصول مدیریت پروژه، مسئولیت های PM

مدیران پروژه (PMs) باید با افراد زیادی از جمله اعضای تیم، سهامداران و سایر مدیران پروژه تعامل داشته باشند. PM های بزرگ می توانند با گروه های متنوعی از افراد برای رسیدن به یک هدف مشترک کار کنند.

ذینفعان اغلب اهداف رقابتی دارند. برای ایجاد انسجام، نخست وزیران باید دیپلماتیک باشند زیرا روابط حرفه ای را با افرادی که ممکن است دیدگاه ها، سطوح مهارت و سیاست شخصی متفاوتی داشته باشند، مدیریت می کنند.

به عنوان مثال، برخی از سهامداران می خواهند یک جلسه هفتگی Zoom با تیم شما داشته باشند. برخی دیگر ممکن است به‌روزرسانی روزانه Slack یا ایمیل ماهانه با پیشرفت را ترجیح دهند.

فهرست مطالب

دعوت به اقدام جدید



منبع

شما می توانید در حد بودجه خود یا حتی کمتر از بودجه خود بمانید. PMI دریافت که 11.4 درصد از کل منابع به دلیل فرآیندهای مدیریت پروژه ضعیف هدر می رود.

روابط خوب اعضای تیم را با انگیزه نگه می دارد و حل اختلافات تیم را آسان تر می کند.

مهارت های ارتباطی

مهارت های تصمیم گیری شامل اولویت بندی منابع، توسعه برآوردهای جایگزین، ارزیابی ریسک ها و اطمینان از مدیریت مناسب بودجه است.

مهارتهای مدیریتی

یک مدیر پروژه باید تصمیم بگیرد و مسئولیت نتایج را بپذیرد. شفاف بودن در مورد اهداف و تعیین انتظارات بالا به حفظ روحیه کمک می کند.

در حالی که اکثر سازمان ها موافق هستند که مدیریت پروژه مهم است، سبک های مختلفی وجود دارد که PM ها از آنها استفاده می کنند. در این بخش، چهار رویکرد رایج در مدیریت پروژه را بررسی خواهید کرد.

برنامه ریزی مبتنی بر محصول

این فرآیند شامل توسعه برنامه هایی برای رعایت ضرب الاجل ها در عین حفظ اهداف کیفی در محدودیت های زمانی و بودجه است. این رشته می تواند متعلق به یک مدیر اختصاصی یا یک رهبر در یک پروژه باشد.

چرا مدیریت پروژه مهم است؟

یک مدیر پروژه برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای یک پروژه را رهبری می کند. این تضمین می کند که اهداف مورد انتظار را برآورده می کند و در عین حال ویژگی های مورد نیاز را در محدودیت های زمانی و بودجه ارائه می دهد.

1. در راه حل های نرم افزاری مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید.

صرفه جویی در پول به ویژه در منظره ای مهم است که تنها 43 درصد از شرکت ها گزارش می دهند که پروژه ها را با بودجه «بیشتر اوقات» یا «همیشه» تکمیل می کنند.

شما فرهنگ خود را بهبود خواهید بخشید.

در برخی موارد، مدیران پروژه نیاز به ایجاد تیم برای ابتکار عمل خود دارند. این ممکن است شامل یافتن شرکت کنندگان داخلی مناسب یا جستجوی خارج از سازمان باشد. در حالت ایده آل، یک PM تجربه ای در استخدام اعضای تیم جدید دارد.

چرخه حیات مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک تیم را قادر می سازد تا اعتماد و اعتبار را در بین همتایان، مشتریان و ذینفعان ایجاد کند. به هر حال، اگر به طور مداوم محصولات با کیفیت بالا را به موقع ارسال می کنید، مطمئناً مردم را جذب خواهید کرد.

شما به راحتی می توانید هزینه ها را پیگیری کنید.

نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا پروژه ها و برنامه های خود را پیگیری کنید، وظایف و فعالیت ها را سازماندهی کنید، به طور موثر با تیم خود ارتباط برقرار کنید و ریسک ها و مسائل را مدیریت کنید.

متخصصان مدیریت پروژه رهبری را از طریق پویش محیطی موثر، ترکیب اطلاعات به داده های معنادار و تجزیه و تحلیل عینی ارائه می کنند. این مجموعه وسیعی از مسئولیت هاست که نیاز به آموزش و تجربه دارد.

برای کمک به شما در به دست آوردن توپ، اکنون الگوی رایگان مدیریت پروژه ما را بررسی کنید – این به شما کمک می کند تا زمان و منابع ارزشمند زیادی را ذخیره کنید.

شما به تجربه رهبری یک تیم، برگزاری یک به یک و رسیدگی به چالش‌ها در زمان بروز نیاز دارید. PM ها همچنین باید بتوانند به نمایندگی از تیم خود با رهبری ارتباط برقرار کنند.

با گنجاندن ابزارها و تکنیک های ذکر شده در بالا در تجربه کاری روزانه خود، می توانید عملکرد خود را به عنوان مدیر پروژه افزایش دهید.

با نگاهی دقیق تر به اصول اولیه، می توانید متوجه شوید که مدیریت پروژه یک زمینه گسترده است که نیاز به درک عمیق ارتباطات و تفاوت های ظریف خاص صنعت دارد.

با این حال، اغلب گفتن آن آسان تر از انجام دادن است. به هر حال، دلیلی وجود دارد که مدیران پروژه دائماً رویکردهای خود را تغییر می دهند و در فرآیندهای خود تجدید نظر می کنند.