مدیریت ذینفعان به شما این امکان را می دهد که نیازهای رهبران را شناسایی و برآورده کنید و در عین حال ارتباطات را باز نگه دارید.
راهنمای کامل مدیریت سهامداران
اگر در مدیریت سهامداران تازه کار هستید، این الگو از Asana یک راه ساده برای سازماندهی ماندن ارائه می دهد. در این طرح، شما هر یک از ذینفعان، میزان علاقه آنها به پروژه خود و میزان تأثیر آنها بر کار شما را یادداشت می کنید.
این شامل نرم افزارهای مدیریت پروژه، مانند Basecamp یا Asana، تا نرم افزارهای همکاری، مانند Google Drive یا Trello است. پشته فناوری را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای پروژه شما مطابقت دارد.
7. انعطاف پذیر باشید.
پروژه های موفق از حمایت ذینفعان در سراسر سازمان برخوردار هستند. به همین دلیل است که مدیریت سهامداران برای هر ابتکاری ضروری است.
1. هدف پروژه را مشخص کنید.
هنگام توسعه استراتژی مدیریت ذینفعان خود برای ادامه مسیر، این نکات را در نظر داشته باشید.
اگر به دنبال یک برنامه تعامل دقیق تر هستید، این گزینه را از Project Management Docs در نظر بگیرید. با استفاده از این سند، می توانید به طور کامل چشم انداز پروژه خود را مشخص کنید و ابتکار عمل شما بر کدام بخش ها تأثیر می گذارد.
یک استراتژی موثر مدیریت ذینفعان می تواند به شما کمک کند:
- از تعارضات بین ذینفعان اجتناب کنید یا آنها را حل کنید.
- خرید و پشتیبانی ایمن از طرف سهامداران کلیدی.
- با ذینفعان ارتباط موثر برقرار کنید.
- مدیریت انتظارات ذینفعان
- نظارت بر تعامل ذینفعان در طول پروژه.
مزایای مدیریت سهامداران
در شروع یک پروژه، نقش ها و مسئولیت های هر یک از ذینفعان را به وضوح تعریف کنید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه در مورد مشارکت خود در پروژه کاملاً آگاه هستند.
3. به طور منظم ارتباط برقرار کنید.
با شناسایی همه افراد و گروه هایی که می توانند بر پروژه شما تأثیر مثبت و منفی بگذارند، شروع کنید. این شامل ذینفعان داخلی (مانند اعضای تیم) و ذینفعان خارجی (مانند مشتریان یا تامین کنندگان) می شود.
کلید یک برنامه مدیریتی موفقیت آمیز ذینفعان، درک ذی نفعان است. این به شما کمک می کند تا ارزیابی کنید که آنها از پروژه چه می خواهند و بهترین نحوه تعامل با آنها را ارزیابی کنید.
راه های مختلفی وجود دارد که می توانید انگیزه های ذینفعان را تعریف کنید، از جمله:
- مصاحبه ها می توانید با سهامداران مصاحبه کنید تا نظرات آنها را در مورد پروژه دریافت کنید. این کار را می توان به صورت حضوری، تلفنی یا از طریق ایمیل انجام داد.
- نظرسنجی ها می توانید نظرسنجی هایی را برای ذینفعان ارسال کنید تا نظرات آنها را در مورد پروژه دریافت کنید. این یک راه سریع برای جمع آوری داده ها از تعداد زیادی از سهامداران است.
- گروه های متمرکز می توانید گروه های متمرکز را با ذینفعان برای دریافت نظرات آنها در مورد پروژه برگزار کنید. این می تواند برای تولید ایده و شناسایی مسائل استفاده شود.
در محور قدرت، هر ذینفع را بر اساس توانایی آنها در تأثیرگذاری بر پروژه ارزیابی می کنید. در محور بهره، هر ذینفع را بر اساس میزان علاقه آنها به پروژه رتبه بندی می کنید. این به شما تصویر واضحی از اینکه با کدام ذینفعان مهم‌تر است و بهترین نحوه انجام این کار را به شما می‌دهد.
چندین روش مختلف برای ترسیم ذینفعان وجود دارد، از جمله:
- ماتریس RACI. این یک روش نگاشت سهامداران محبوب است که از حروف R (مسئول)، A (حساب‌پذیر)، C (مشاوره) و I (اطلاع‌شده) برای رتبه‌بندی ذینفعان در سطح مشارکت آنها در پروژه استفاده می‌کند.
- شبکه برق / بهره. این یک راه ساده برای ترسیم ذینفعان است که می تواند برای اولویت بندی مشارکت استفاده شود. به مدل Salience نیز معروف است.
- ماتریس تأثیر/تاثیر. این یک روش نقشه برداری ذینفعان دقیق تر است که می تواند برای ارزیابی تأثیر بالقوه هر یک از ذینفعان بر پروژه استفاده شود.
3. نیازها و علایق ذینفعان را ارزیابی کنید.
این مهم است که با ذینفعان در مورد پروژه شفاف باشید. این به ایجاد اعتماد کمک می کند و اطمینان حاصل می کند که همه در یک صفحه هستند.
5. به دنبال بازخورد باشید.
اگر به دنبال یک صفحه گسترده ساده برای مدیریت ذینفعان خود بوده اید، دیگر به دنبال آن نباشید. این الگو از PMTraining یک رویکرد ساده برای مدیریت سهامداران ارائه می دهد.
یک استراتژی مدیریت موثر ذینفعان مزایای زیادی دارد، از جمله:
- ارتباطات بهبود یافته با شناسایی علایق و نیازهای ذینفعان، می توانید ارتباطات خود را با نیازهای خاص آنها تنظیم کنید. این تضمین می کند که پیام های شما دریافت و درک می شوند.
- افزایش خرید. بر اساس گزارش KPMG، 61 درصد از پروژه ها دارای حامیان مالی بسیار درگیر هستند. زمانی که ذینفعان احساس کنند علایق و نیازهای آنها در نظر گرفته شده است، احتمال بیشتری دارد که از پروژه حمایت کنند.
- کاهش خطرات با تعامل با ذینفعان، می توانید خطرات احتمالی را زود شناسایی کنید و اقداماتی را برای اجتناب یا کاهش آنها انجام دهید. این می تواند به کاهش ریسک کلی پروژه کمک کند.
- عملکرد بهبود یافته است. یک استراتژی مدیریت ذینفعان موثر می تواند به شما کمک کند تا منابع را بهینه کنید و فعالیت های پروژه را با منافع ذینفعان هماهنگ کنید. این می تواند منجر به بهبود عملکرد پروژه شود.
درون فرآیند مدیریت ذینفعان
شما باید مشخص کنید که انتظارات آنها کجاست، سطح نفوذ آنها، چه اطلاعاتی از شما می خواهند و هر چند وقت یکبار می خواهند از تیم شما گزارش دهند. می‌توانید از نقشه‌برداری سهامداران برای کمک به اولویت‌بندی رهبران کلیدی استفاده کنید.
یک تمرین نقشه برداری سهامداران را اجرا کنید
ذینفعان قدرت تأثیرگذاری بر پروژه شما را دارند، بنابراین درگیر کردن رهبران در حالی که نیازهای آنها را در خط مقدم قرار می دهند، کمک می کند کارها به خوبی پیش برود.
وقتی ذینفعان احساس کنند نیازهایشان برآورده شده است، احتمال بیشتری دارد که از پروژه حمایت کنند. از طرف دیگر، اگر نیازهای آنها برآورده نشود، ممکن است سعی کنند جلوی ابتکار شما را بگیرند. مدیریت ذینفعان به ایجاد روابط مثبت کمک می کند که پروژه شما را به خوبی اجرا کند.
آنچه ما دوست داریم: این الگو شامل نمودارها و جداول است که می توانید از آنها برای تعیین سطح اهمیت هر ذینفع برای پروژه خود استفاده کنید. می توانید از این سند برای طوفان فکری و طرح کلی پیش نویس نهایی خود استفاده کنید.
دانش کله
آنچه ما دوست داریم: با استفاده از این الگو، می دانید که کدام یک از رهبران شما یک اسلک سریع را در مقابل یک ایمیل رسمی ترجیح می دهند.
