راهنمای کامل مدیریت سهامداران

ذینفعان قدرت تأثیرگذاری بر پروژه شما را دارند، بنابراین درگیر کردن رهبران در حالی که نیازهای آنها را در خط مقدم قرار می دهند، کمک می کند کارها به خوبی پیش برود.

هنگام توسعه استراتژی مدیریت ذینفعان خود برای ادامه مسیر، این نکات را در نظر داشته باشید.

پیشنهادات آنها را پیگیری کنید و بینش آنها را اجرا کنید. سپس می‌توانید نحوه اجرای راه‌حل‌های آن‌ها را گزارش دهید تا حمایت بیشتری را به دست آورید.

6. نرم افزار مناسب را انتخاب کنید.

چندین روش مختلف برای ترسیم ذینفعان وجود دارد، از جمله:

• ماتریس RACI. این یک روش نگاشت سهامداران محبوب است که از حروف R (مسئول)، A (حساب‌پذیر)، C (مشاوره) و I (اطلاع‌شده) برای رتبه‌بندی ذینفعان در سطح مشارکت آنها در پروژه استفاده می‌کند.
• شبکه برق / بهره. این یک راه ساده برای ترسیم ذینفعان است که می تواند برای اولویت بندی مشارکت استفاده شود. به مدل Salience نیز معروف است.
• ماتریس تأثیر/تاثیر. این یک روش نقشه برداری ذینفعان دقیق تر است که می تواند برای ارزیابی تأثیر بالقوه هر یک از ذینفعان بر پروژه استفاده شود.

3. نیازها و علایق ذینفعان را ارزیابی کنید.

بعد از اینکه همه ذینفعان خود را شناسایی کردید، مرحله بعدی اولویت بندی است. این به شما کمک می کند تا توجه خود را بر روی ذینفعانی متمرکز کنید که برای موفقیت پروژه شما مهم هستند.

کلید یک برنامه مدیریتی موفقیت آمیز ذینفعان، درک ذی نفعان است. این به شما کمک می کند تا ارزیابی کنید که آنها از پروژه چه می خواهند و بهترین نحوه تعامل با آنها را ارزیابی کنید.

شما باید مشخص کنید که انتظارات آنها کجاست، سطح نفوذ آنها، چه اطلاعاتی از شما می خواهند و هر چند وقت یکبار می خواهند از تیم شما گزارش دهند. می‌توانید از نقشه‌برداری سهامداران برای کمک به اولویت‌بندی رهبران کلیدی استفاده کنید.

یک تمرین نقشه برداری سهامداران را اجرا کنید

اهداف استراتژیک شما باید همیشه در ارتباط با ذینفعان واضح باشد. این به تیم شما اجازه می دهد تا انتظارات ذینفعان را مدیریت کند و روابط مثبت ایجاد کند.

4. شفاف باشید.

منبع تصویر

تمرین نقشه برداری ذینفعان بالا از شما می خواهد که رهبران را در یک شبکه دو به دو رسم کنید. یک محور با برچسب قدرت و دیگری بهره است.

وقتی ذینفعان احساس کنند نیازهایشان برآورده شده است، احتمال بیشتری دارد که از پروژه حمایت کنند. از طرف دیگر، اگر نیازهای آنها برآورده نشود، ممکن است سعی کنند جلوی ابتکار شما را بگیرند. مدیریت ذینفعان به ایجاد روابط مثبت کمک می کند که پروژه شما را به خوبی اجرا کند.

اگر به دنبال یک راهنمای کامل برای نوشتن یک برنامه مشارکت هستید، KnowledgeHut اینجاست تا به شما کمک کند. این الگو شامل بخش هایی است که به شما در شناسایی ذینفعان و ایجاد جدول زمانی برای مشارکت هر فرد کمک می کند. همچنین می توانید هزینه ها و مشارکت منابع انسانی را پیگیری کنید.

در حالی که مدیریت سهامداران ممکن است برای برخی بصری به نظر برسد، شما می توانید با یک نقشه راه رسمی تر، اعتمادسازی سیستماتیک را آغاز کنید.

در شروع یک پروژه، نقش ها و مسئولیت های هر یک از ذینفعان را به وضوح تعریف کنید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه در مورد مشارکت خود در پروژه کاملاً آگاه هستند.

3. به طور منظم ارتباط برقرار کنید.

اگر به دنبال یک برنامه تعامل دقیق تر هستید، این گزینه را از Project Management Docs در نظر بگیرید. با استفاده از این سند، می توانید به طور کامل چشم انداز پروژه خود را مشخص کنید و ابتکار عمل شما بر کدام بخش ها تأثیر می گذارد.

در این مرحله سوالات زیر را از خود بپرسید.

• آیا نیازها، اولویت ها و مسائل آنها را درک می کنید؟
• آیا آنها قدرت تأثیرگذاری بر پروژه را دارند؟
• آنها چه منافع مالی یا عاطفی در نتیجه پروژه دارند؟
• چه چیزی آنها را تحریک می کند؟

مدیریت ذینفعان به شما این امکان را می دهد که نیازهای رهبران را شناسایی و برآورده کنید و در عین حال ارتباطات را باز نگه دارید.

در محور قدرت، هر ذینفع را بر اساس توانایی آنها در تأثیرگذاری بر پروژه ارزیابی می کنید. در محور بهره، هر ذینفع را بر اساس میزان علاقه آنها به پروژه رتبه بندی می کنید. این به شما تصویر واضحی از اینکه با کدام ذینفعان مهم‌تر است و بهترین نحوه انجام این کار را به شما می‌دهد.

یک استراتژی مدیریت موثر ذینفعان مزایای زیادی دارد، از جمله:

• ارتباطات بهبود یافته با شناسایی علایق و نیازهای ذینفعان، می توانید ارتباطات خود را با نیازهای خاص آنها تنظیم کنید. این تضمین می کند که پیام های شما دریافت و درک می شوند.
• افزایش خرید. بر اساس گزارش KPMG، 61 درصد از پروژه ها دارای حامیان مالی بسیار درگیر هستند. زمانی که ذینفعان احساس کنند علایق و نیازهای آنها در نظر گرفته شده است، احتمال بیشتری دارد که از پروژه حمایت کنند.
• کاهش خطرات با تعامل با ذینفعان، می توانید خطرات احتمالی را زود شناسایی کنید و اقداماتی را برای اجتناب یا کاهش آنها انجام دهید. این می تواند به کاهش ریسک کلی پروژه کمک کند.
• عملکرد بهبود یافته است. یک استراتژی مدیریت ذینفعان موثر می تواند به شما کمک کند تا منابع را بهینه کنید و فعالیت های پروژه را با منافع ذینفعان هماهنگ کنید. این می تواند منجر به بهبود عملکرد پروژه شود.

درون فرآیند مدیریت ذینفعان

طبق PMI، 44 درصد از پروژه ها به دلیل عدم همسویی بین اهداف تجاری و پروژه شکست می خورند.

با درک انگیزه‌های ذینفعان، می‌توانید یک برنامه مدیریت مؤثر ذینفعان ایجاد کنید که نیازها و علایق آنها را برآورده کند.

5. برنامه ای برای مشارکت ایجاد کنید.

این شامل نرم افزارهای مدیریت پروژه، مانند Basecamp یا Asana، تا نرم افزارهای همکاری، مانند Google Drive یا Trello است. پشته فناوری را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای پروژه شما مطابقت دارد.

7. انعطاف پذیر باشید.

مدیریت ذینفعان فرآیند شناسایی، ارزیابی و مدیریت علایق و نیازهای ذینفعان است. یک استراتژی مدیریت موثر ذینفعان باید توسط داده ها پشتیبانی شود و تصویر روشنی از همه افراد درگیر ترسیم کند.