انتشار: دی 07، 1401
بروزرسانی: 27 خرداد 1404
بروزرسانی: 27 خرداد 1404
منشور پروژه چیست؟ راهنمای کامل
برای تقویت همکاری، منشور پروژه خود را در یک مرکز مرکزی ذخیره کنید تا اعضای تیم بتوانند نظر بدهند و آن را ویرایش کنند.
در اینجا عناصری وجود دارد که منشور پروژه شما برای دریافت تاییدیه از حامیان مالی نیاز دارد.
1. هدف پروژه
هدف پروژه دلیل سطح بالا برای انجام پروژه است. گره زدن اهداف با اهداف شرکت شما راهی عالی برای برانگیختن علاقه ذینفعان به پروژه شما است.
نکته حرفه ای: از چارچوب SMART استفاده کنید تا اهداف خود را خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان کنید.
2. بررسی اجمالی پروژه
این لیستی از خدمات یا محصولاتی است که تیم پروژه به ذینفعان ارائه می دهد. در مورد آنچه که تیم شما ارائه می دهد واضح باشید تا از هرگونه اختلاف نظری که باعث تمدید مهلت شما می شود جلوگیری کنید.
4. محدوده پروژه
نمای کلی پروژه شما به جزئیات بیشتری در مورد جدول زمانی و مالکیت یک پروژه می پردازد. این بخش جزئیاتی مانند نام پروژه، حامی پروژه، مدیر پروژه، تاریخ های شروع و تکمیل مورد انتظار و بودجه تخمینی را بیان می کند.
نتیجه نهایی: ایجاد منشور قبل از شروع پروژه به شما کمک می کند تا از خزش دامنه جلوگیری کنید، با انجام مجدد کار از اتلاف وقت جلوگیری کنید و خطرات اضافی را برای پروژه خود دور نگه دارید.
3. نادیده گرفتن الگوی منشور پروژه شرکت شما
هر پروژه باید هدف و هدف مشخصی داشته باشد. اما گاهی اوقات، هدف اولیه نامشخص می شود. برای مبارزه با این، از اثر حقیقت توهم آمیز استفاده کنید، که بیان می کند استفاده از اطلاعات مکرر درک را افزایش می دهد.
منبع
در مرحله بعد، بهترین روش ها برای نوشتن منشور پروژه را بررسی خواهیم کرد.
نحوه نوشتن منشور پروژه
همیشه فهرستی از منابعی که پروژه شما به آن نیاز دارد ایجاد کنید. و این فقط پول نیست. منابع شما باید شامل اعضای تیم، امکانات، تجهیزات و سایر موارد ضروری باشد که برای موفقیت پروژه شما حیاتی هستند. این به شما کمک می کند تا همه چیزهایی را که برای رسیدن پروژه به خط پایان نیاز دارید، حساب کنید.
در این راهنما، همه چیزهایی را که در مورد منشور پروژه باید بدانید را بررسی خواهیم کرد. پوشش خواهیم داد:
منشور پروژه چیست؟
این منشور پروژه نمونه از قالب شش سیگما ناب پیروی می کند که یکی از روش های مدیریت پروژه است. تیم هایی که قبلاً از این چارچوب استفاده می کردند، ممکن است منشور پروژه خود را به این شکل ساختار دهند.
آیا در گذشته منشور پروژه ای نوشته اید؟ یا شاید سندی که به تازگی تکمیل کردید یک شاهکار باشد. این اسناد را به قالب هایی تبدیل کنید که بتوانید در آینده از آنها استفاده کنید.
مری بث ایمباراتو، کهنه کار 25 ساله در صنعت مدیریت پروژه، می گوید: «تغییر منشور پروژه پس از شروع و برنامه ریزی به این معنی است که شما باید هر کاری را که انجام داده اید بازبینی کنید و حتی برخی از کارهای تکمیل شده را دوباره انجام دهید.
به جای ایجاد منشورهای جدید از ابتدا، نمونه ای از سند کامل شده منشور را که شرکت دوست داشته است درخواست کنید و از آن به عنوان الگوی خود استفاده کنید. این الگو به شما کمک می کند بفهمید که سازمان شما چگونه ایده ها را ترجیح می دهد، و به شما این امکان را می دهد که پیروی کنید و پروژه ها را با پای راست شروع کنید.
پروژه جدید را بدون اشتباه شروع کنید
مری بث همچنین می گوید تغییرات منشور ممکن است بر نحوه مشاهده اعضای تیم از یک پروژه تأثیر بگذارد. نتیجه؟ کاهش تعهد و مشارکت.
منشورهای پروژه باید ابتکار عمل شما را آغاز کنند. نوشتن این سند در نیمه راه می تواند منجر به خزش دامنه، مسئولیت های نامشخص و سردرگمی شود.
منبع تصویر
7. منابع پروژه
این راهنمای گام به گام به شما کمک می کند تا از همان ابتدا یک منشور پروژه عالی بنویسید.
1. از تیم پروژه خود اطلاعات جمع آوری کنید.
در اینجا سایر مزایای ایجاد یک منشور پروژه به خوبی نوشته شده است:
- شما در مورد بودجه پروژه تصمیم خواهید گرفت.
- می توانید نتیجه پروژه را تعریف کنید.
- شما از خزش دامنه جلوگیری خواهید کرد و ضرب الاجل های خود را رعایت خواهید کرد.
- شما می توانید از سهامداران برای پروژه خود خرید کنید.
- می توانید تاریخ شروع و پایان مورد انتظار پروژه را تعیین کنید.
- شما می توانید به وضوح توضیح دهید که چگونه اهداف پروژه شما با اهداف سازمانی مطابقت دارد.
کنستاندینوس کریستوفاکیس، رئیس بازاریابی در ULTATEL، توصیه می کند: «ذینفعان زمان لازم برای خواندن یک منشور 15 صفحه ای مفصل را نخواهند داشت، زیرا آنها اولویت های دیگری دارند. مفید باشد و آنقدر طولانی باشد که ارزشمند باشد."
او می افزاید: «این می تواند منجر به تاخیر، افزایش هزینه ها و ایجاد ریسک های بیشتر پروژه شود.»
ممکن است وسوسه شوید که تمام جزئیات را در منشور پروژه خود ثبت کنید. اما به یاد داشته باشید: شما باید در سند برنامه ریزی پروژه خود عمیقاً وارد شوید، نه در منشور پروژه.
نکته حرفه ای: یک جدول به نمای کلی پروژه خود اضافه کنید. این باعث می شود که اطلاعات به راحتی قابل مشاهده و پیدا شوند.
به عنوان مثال، اگر می خواهید یک طرح ارتباطی طولانی یا نقطه عطف در منشور خود را ترسیم کنید، نمودار گانت می تواند کمک کند. این نمودارها همچنین در منشور پروژه برجسته می شوند و به اعضای تیم اجازه می دهند به راحتی به آنها ارجاع دهند.
منبع تصویر
یک منشور سنجیده نقشه راهی برای دستیابی به اهداف پروژه شما در زمان بی سابقه است.
نکته حرفه ای: جدولی از خطرات احتمالی ایجاد کنید. حتما توضیح دهید که چرا ریسک پروژه شما را تهدید می کند و استراتژی های کاهشی که قصد دارید اجرا کنید.
به گفته کریستوفاکیس، اگر اطلاعات قابل هضم باشد، شانس تایید پروژه افزایش می یابد.
4. تصاویر را به منشور خود اضافه کنید.
منبع تصویر
5. یک الگوی منشور پروژه ایجاد کنید.
3. محصولات تحویلی پروژه
اکنون که اصول ایجاد منشورهای مدیریت پروژه را می دانید، بیایید به آناتومی یک منشور پروژه بپردازیم.
آناتومی یک منشور مدیریت پروژه
[embed]https://www.youtube.com/watch?v=FIPeKqrvNCs[/embed]
مزایای ایجاد منشور پروژه
محدودیت های منشور پروژه: در حالی که این منشور اطلاعات کلیدی، از جمله هدف پروژه و بیانیه مشکل را مشخص می کند، برخی از اطلاعات کلیدی گم شده است. مالک فرآیند هزینه یا خطرات پروژه را بیان نکرده است. اگر از این قالب تقلید می کنید، حتما این اطلاعات را درج کنید.
2. منشور مدیریت پروژه برای طراحی مجدد وب سایت
پس از تدوین منشور پروژه، مدیران پروژه آنها را برای دریافت تاییدیه برای حامی پروژه ارسال می کنند. اسپانسر ممکن است شامل دولت، سرمایه گذار فردی یا مدیریت ارشد سازمانی باشد که پروژه را اجرا می کند.
استفاده از منشورهای پروژه موجود به عنوان الگو می تواند در وقت شما صرفه جویی کرده و از ثبات اطمینان حاصل کند.
این به همه احساس مالکیت پروژه را می دهد. برنامه هایی مانند Google Drive و Dropbox قابلیت ویرایش مشترک را ارائه می دهند.
3. منشور پروژه را مختصر نگه دارید.
هنگام ایجاد منشور پروژه، صحبت با اعضای تیم ضروری است. همکاران شما می توانند به شما در تعیین جدول زمانی پروژه واقع بینانه کمک کنند. آنها همچنین می توانند به شما در کشف اهداف، محدوده و برنامه های کاهش ریسک پروژه کمک کنند.
محدوده پروژه مرزهای پروژه را توضیح می دهد. در حالی که PM ها معمولاً محدوده پروژه را با جزئیات می نویسند، خلاصه نگه داشتن آن در منشور پروژه بهترین روش است. چرا؟ در مرحله برنامه ریزی پروژه می توانید یک بیانیه دامنه دقیق ایجاد کنید.
5. سهامداران پروژه
منبع تصویر
منشورهای پروژه چراغ راهنما برای هر ابتکار جدیدی است. بنابراین، چه به عنوان مدیر پروژه کار کنید و چه به عنوان حرفه ای عملیات، باید در نوشتن این اسناد حرفه ای شوید.
محدودیت های منشور پروژه: در حالی که این پروژه خطرات مرتبط با پروژه را بررسی می کند، برنامه های کاهش این بخش از سند را بهبود می بخشد.
اشتباهاتی که هنگام ایجاد منشورهای مدیریت پروژه باید از آنها اجتناب کرد
1. از دست دادن یک بیانیه هدف واضح
منشور پروژه یک سند یک تا دو صفحه ای حاوی اطلاعات کلیدی است که ذینفعان باید قبل از مجوز دادن به یک ابتکار مشاهده کنند. منشورهای پروژه معمولاً شامل اهداف پروژه، محدوده پروژه، خطرات پروژه و موارد دیگر هستند. تیم های مدیریت پروژه در طول چرخه عمر پروژه به این سند ارجاع می دهند.
