نحوه استفاده از تابع Query در Google Sheets

تابع query به شما امکان می دهد از دستورات داده برای شکل دادن به داده های خود در Google Sheets استفاده کنید و آن را به یک تابع مهم تبدیل می کند.

تابع query بسیار مفید است زیرا می تواند کار بسیاری از دستورات دیگر را جایگزین کند و عملکرد جداول محوری را تکرار کند (جدولی که به شما امکان می دهد مجموعه داده های بزرگتر را گروه بندی، مقایسه و خلاصه کنید).

اگر با توابع Google Sheet آشنا نباشید، یک پرس و جو ممکن است پیچیده یا طاقت فرسا به نظر برسد. با این حال، اینطور نیست و می‌توانید از همین حالا از تابع query برای فیلتر کردن و جستجوی سریع داده‌ها در قالب دلخواه خود استفاده کنید.

فهرست مطالب

1. پرس و جو در Google Sheets چیست؟
2. برای استفاده از تابع query چه نحوی را باید درک کنم؟
3. نحوه استفاده از Queries در Google Sheets در سه مرحله ساده
4. نمونه هایی از کوئری ها در برگه های گوگل

پرس و جو در Google Sheets چیست؟

کلمه پرس و جو از زبان پرس و جو ساختاریافته یا SQL می آید، یک زبان خاص دامنه که در برنامه نویسی برای ساده کردن مدیریت مجموعه داده های بزرگ یا کوچک استفاده می شود.

یک پرس و جو در Google Sheets به شما امکان می دهد داده ها را با یک فرمول پرس و جو دستکاری و تجزیه و تحلیل کنید.

با تابع query می توانید شرایط پیچیده ای را برای فیلتر کردن، مرتب سازی و گروه بندی داده ها مشخص کنید. همچنین می توانید از توابع داخلی مختلف برای محاسبه و تبدیل داده های خود استفاده کنید. خروجی پرس و جو شما یک جدول جدید است که فقط شامل سطرها و ستون هایی است که شرایط مشخص شده را برآورده می کنند.

برای استفاده از تابع query چه نحوی را باید درک کنم؟

در اینجا یک دستور اولیه از یک تابع پرس و جو در Google Sheets آمده است:

• “داده” به محدوده سلولی (محدوده نامگذاری شده) اشاره دارد که حاوی داده هایی است که می خواهید با آنها کار کنید.
• “پرس و جو” پرس و جوی واقعی است که می خواهید روی داده ها اجرا کنید.
• “[headers]” یک پارامتر اختیاری است که مشخص می کند ردیف اول محدوده داده حاوی سرصفحه ستون است یا خیر. اگر روی 1 تنظیم شود، ردیف اول به عنوان سرصفحه در نظر گرفته می شود. اگر روی 0 تنظیم شود یا حذف شود، ردیف اول به عنوان داده تلقی می شود. توصیه می‌کنم سرصفحه‌های ردیف اول خود را بسازید و آن را روی ۱ تنظیم کنید تا تجربه‌ای بدون دردسر داشته باشید.

پرس و جوها به ویژه زمانی مفید هستند که شما نیاز به استخراج زیرمجموعه ای از داده ها از یک مجموعه داده بزرگ دارید و زمانی که می خواهید محاسبات پیچیده یا تبدیل روی داده ها انجام دهید.

نحوه استفاده از Queries در Google Sheets در سه مرحله ساده

فهرستی از مراحل شماره گذاری شده در مورد نحوه انجام این کار توسط افراد ایجاد کنید. شامل اسکرین شات ها

1. داده های خود را نام ببرید.

ابتدا می خواهید اولین محدوده نامگذاری شده خود را ایجاد کنید، بنابراین لازم نیست هر بار که می خواهید از آنها استفاده کنید سلول ها را کپی کنید. با استفاده از Command برای Mac یا CTRL برای ویندوز، هر سلول دارای داده را برجسته کنید. روی «داده ها» کلیک کنید و سپس روی «محدوده های نامگذاری شده» (تصویر زیر) کلیک کنید.

سپس کل مجموعه داده‌های خود را نام‌گذاری می‌کنید، بنابراین از آنجایی که این صفحه‌گسترده روی نام‌ها، جنسیت و فعالیت‌های فوق برنامه تمرکز دارد، نام آن را «کلاس» گذاشتم. هنگام نامگذاری حتما از فاصله استفاده نکنید.

سپس یک سلول خالی برای آزمایش محدوده نامگذاری شده خود وارد خواهید کرد. عبارت “=query(نام داده های خود را درج کنید)” و ببینید که آیا تمام سلول ها را برای شما برجسته می کند (مانند تصویر زیر).

اگر پرانتزها را ببندید و “Enter” را فشار دهید، یک کپی یکسان از داده های شما باید در سمت راست ایجاد شود.

2. مشخص کنید چه داده هایی را می خواهید.

اکنون می توانید مشخص کنید که می خواهید پرس و جو شما به کدام سرفصل ها پاسخ دهد. از فرمول زیر برای تعیین ستون هایی که می خواهید نمایش داده شوند استفاده کنید. من ستون های A و D را در نمودارم انتخاب کردم تا بتوانم نام دانش آموزان و وضعیت خانه آنها را ببینم.

بعد از اینکه این فرمول را پر کردید، ادامه دهید و اینتر را فشار دهید. اگر به مشکلی برخورد کردید، مطمئن شوید که آن را دقیقا نوشته اید و هیچ کاما یا پرانتزی را از دست ندهید.

شما می توانید هر ستونی را که می خواهید با اضافه کردن یک کاما و سپس حرف ستون به معادله اضافه کنید.

بنابراین، اگر نام، جنسیت، و ایالت دانش آموز را می خواستم، می نوشتم:

=query(کلاس، “انتخاب A، B، D”، 1)

3. داده های دقیق تری دریافت کنید.

فرض کنید ستون دیگری شامل معدل دانش‌آموز می‌شود (به زیر مراجعه کنید)، و می‌خواهیم بدانیم کدام دانش‌آموزان معدل بالاتر از 3.0 دارند.

می‌توانید از فرمول زیر برای مرتب‌سازی معدل‌ها و ایجاد گزارشی که شامل نام، جنسیت و معدل دانش‌آموزان بالاتر از 3.0 است استفاده کنید.

بگویید می‌خواهید بدانید چه تعداد از دانش‌آموزان هنر را به عنوان فعالیت فوق برنامه خود می‌پذیرند. برای تولید این داده ها می توانید از این فرمول استفاده کنید:

سپس یک گزارش (مانند گزارش زیر) ایجاد می‌شود، بنابراین می‌توانید بدانید که هفت دانش‌آموز در هنر وجود دارد.

اگر می خواهید بدانید کدام دانش آموزان دختر بالاترین معدل را دارند، می توانید از فرمول زیر استفاده کنید:

و گزارش زیر تولید خواهد شد:

نمونه هایی از کوئری ها در برگه های گوگل

1. صرفه جویی در زمان

وانمود کنید که یک Google Sheet غول پیکر با نام، جنسیت، نقش و سن همه افراد در یک شرکت دارید.

رئیس شما از شما می خواهد که نام هر فردی را که در شرکت شما به عنوان یک زن معرفی می شود، به او بدهید تا بتوانند به یک کنفرانس ویژه تحت رهبری زنان دعوت شوند.

می‌توانید تمام بعدازظهر را صرف کپی کردن نام و نقش‌های این زنان کنید، یا می‌توانید با استفاده از پرسشی که در کمتر از یک ثانیه گزارشی تولید می‌کند، در زمان خود صرفه‌جویی کنید، که چیزی شبیه به این است:

=پرس و جو (کارکنان، “انتخاب A، B که در آن B = “زن”، 1)

در اینجا، ستون “الف” نام آنها و ستون “B” جنسیت آنها است.

2. نتایج دقیق تری دریافت کنید

خطای انسانی اجتناب ناپذیر است، به خصوص زمانی که ساعت ها به یک صفحه نگاه می کنید و سعی می کنید داده ها را فیلتر کنید. هر فردی که با مجموعه داده‌های بزرگ سروکار دارد، می‌تواند به مبارزه با خطاهای کپی و جای‌گذاری گواهی دهد.

استفاده از پرس و جو در برگه های گوگل یک فرمول دقیق است. اگر شرایط دقیق داده های مورد نظر خود را وارد کنید، گزارش دقیقی ایجاد خواهید کرد.

3. از همان فرمول ها دوباره استفاده کنید

هنگامی که فرمولی دارید که می دانید اغلب از آن استفاده می کنید، نیازی نیست آن را بارها و بارها بنویسید. شما می توانید برای تنظیم فرمول خود به سادگی روی گزارش کلیک کنید، یا می توانید الگوی آن فرمول را در یک سند جداگانه ذخیره کنید.

به عنوان مثال، اگر در بخش فروش کار می کنید و هر سه ماهه از شما خواسته می شود که درآمدهای فصلی را از بالاترین تا کمترین عملکرد ارائه دهید، می توانید از آنها بخواهید درآمد خود را به صفحه Google اضافه کنند.

سپس زمانی که زمان ارائه فرا می رسد، فقط باید با استفاده از فرمولی مانند زیر یک گزارش ایجاد کنید:

=پرس و جو (فروشندگان، “انتخاب سفارش A، C توسط C صعودی”، 1)

بنابراین “A” نام فروشندگان است، “C” تنها درآمد آنها برای یک سه ماهه خاص خواهد بود، و “صعودی” از بالاترین به پایین ترین خواهد بود و به شما امکان می دهد بهترین عملکردها را شناسایی کنید.

شروع شدن

پرس و جوها به شما امکان می دهند داده های خود را به روش های مختلف تجزیه و تحلیل و تجسم کنید و به دست آوردن بینش و تصمیم گیری آگاهانه آسان تر می شود.

از آزمایش با توابع مختلف پرس و جو لذت ببرید تا ببینید با داده های خود چه کاری می توانید انجام دهید!