نحوه ایجاد گروه در جیمیل

به احتمال زیاد مخاطبین ذخیره شده در Google Contacts نخواهید داشت، اما همچنان می‌توانید با کلیک کردن بر روی «تماس‌های مکرر» یا همه افرادی که در حال حاضر در شرکت شما کار می‌کنند با کلیک کردن روی «دایرکتوری» در نوار کناری سمت چپ، به آدرس ایمیل افرادی که مرتباً با آنها در ارتباط هستید دسترسی داشته باشید. .

وقتی بزرگ شدم، تنها یک کار را مادرم می دانست که چگونه در اینترنت انجام دهد و من هرگز نمی توانستم آن را بفهمم: ایجاد یک گروه ایمیل.

از این جزئیات برای کپی مکالمه، اضافه کردن جوک، یا برجسته کردن اعضای مختلف گروه استفاده کنید. این لمس‌های اضافی کمک می‌کند ایمیل گروهی شما احساس کند که برای همه افراد گروه است.

شخصی سازی یک ایمیل برای شخصی که به او نزدیک هستید بسیار آسان است. اما ایجاد احساس شخصی در ایمیل گروهی ممکن است به تلاش بیشتری نیاز داشته باشد.

منابع بیشتر:

5. دنباله های ایمیل گروهی را با گردش کار ایجاد کنید.

هنگامی که تصمیم می گیرید بهترین انتخاب را انتخاب کنید، از دانش خود در مورد اولویت های گروه ایمیل خود استفاده کنید.

7. برای سازماندهی گروه های خود برچسب های واضحی اضافه کنید.

برای اینکه هر کسی در گروه Gmail شما احساس غفلت نکند، یک گردش کار اضافه کنید. گردش کار می تواند به طور خودکار هر یک از اعضای جدید گروه شما را به مجموعه ای از اقدامات یا ایمیل ها اضافه کند. شما می توانید تصمیم بگیرید که چه مقدار، چه زمانی و چه زمانی این ارتباطات را ارسال کنید.

یکی از نگرانی‌های اصلی دریافت‌کنندگان نامه‌های گروهی، “پاسخ به همه” است. این عملکرد می تواند راحت باشد. همچنین می‌تواند صندوق‌های ورودی ایمیل را با بسیاری از ایمیل‌های حواس‌پرتی پر کند.

سلام کردن در یک محیط گروهی می تواند چالش برانگیز باشد. برخی احساس می کنند بیش از حد رسمی هستند، در حالی که برخی دیگر ممکن است به عنوان اعضای گروه بیش از حد معمولی یا توهین آمیز ظاهر شوند. بنابراین، سلام مناسب برای گروه شما چیست؟

سخت است که فرد جدیدی در یک گروه باشید. وقتی تازه وارد هستید، مطمئن نیستید که چه چیزهایی را از دست داده اید یا سایر اعضای گروه از شما انتظار دارند که بدانید. این می تواند بر احساسات شما در مورد چسبیدن به گروه و مشارکت در آن تأثیر بگذارد.

6. روی «اعمال» کلیک کنید.

بسته به ماهیت گروه جیمیل خود، ممکن است بخواهید دستورالعمل هایی برای ارتباط گروهی ایجاد کنید. Google Groups گزینه‌هایی برای ایجاد صندوق‌های ورودی مشترک، خط‌مشی‌های ارسال، پاسخ‌های خودکار و نظارت اعضا دارد.

2. گروه خود را با یک موضوع خاص درگیر کنید.

علاوه بر پیگیری مخاطبین جدید، به‌روزرسانی‌های منظم و تمیز کردن فهرست ضروری است. برای شروع، از Merge & Fix برای پاک کردن مخاطبین تکراری استفاده کنید.

روش دیگر ایجاد گروه های ایمیل خاص پروژه است. با جمع شدن پروژه، می توانید مخاطبین را به گروه اضافه کنید. این می تواند به ساده سازی ارتباطات کمک کند زیرا پروژه شتاب ایجاد می کند. همچنین باعث می‌شود اعضای تیمی که در پروژه‌ای شرکت ندارند تحت تأثیر ایمیل‌های خاص پروژه قرار نگیرند.

شخصی‌سازی گروه با یک طرح کلی سریع از آنچه که افراد در گروه را به هم مرتبط می‌کند شروع می‌شود. اگر با یک گروه بزرگ شروع می کنید، می توانید این را با تقسیم بندی اصلاح کنید. سایر ویژگی هایی که می تواند به شما در شخصی سازی کمک کند شامل لیستی از ویژگی های مشترک مانند:

• رفتارهایی مانند زود حاضر شدن
• علایق مانند موسیقی، ورزش یا گرایش های فرهنگ پاپ
• عاداتی، مانند داشتن فهرستی از کارها

برای نکات بیشتر در زمینه موضوع، این منابع را بررسی کنید:

3. برای ایجاد انتظارات، یک سلام عالی بنویسید.

3. برچسب خود را نام ببرید.

برچسب‌هایی مانند «به‌روزرسانی‌های تیم وبلاگ»، «خط‌مشی‌های وبلاگ» یا «به‌روزرسانی‌های پست وبلاگ» سریع خوانده می‌شوند، خاص و مفید هستند.

4. روی “Contacts”، “Frequently Contacts” یا “Directory” کلیک کنید.

برای گروه‌هایی که به آنها نزدیک نیستید، سلام‌هایی مانند «تیم سلام» یا «سلام (نام گروه)» انتخاب خوبی است.

برای نوشتن سلام کامل، از رابطه خود با گروه شروع کنید. اگر به همه نزدیک هستید، سلامی مانند «سلام به همه» یا «هی تیم» به خوبی جواب می‌دهد.

سلام صحیح به شخصیت تیم شما نیز بستگی دارد. به عنوان مثال، سلام های سرگرم کننده با ارجاعات فرهنگی مرتبط یا جوک های درون گروهی می تواند در اعضای جدید گروه حلقه بزند و احساس راحتی و تعلق ایجاد کند. اما اگر گروهی حرفه‌ای را مخاطب قرار می‌دهید که یکدیگر را به خوبی نمی‌شناسند، سلامی مانند «تیم عزیز» می‌تواند مناسب‌تر باشد.

اگر مطمئن نیستید کدام یک، ممکن است لازم باشد به اعضای گروه نگاه کنید. این سردرگمی به معنای زمان و تلاش اضافی است و باعث می شود گروه ایمیل برای همه مفید نباشد.

نام‌گذاری دقیق برچسب مهم است، به‌ویژه برای گروه‌هایی که سال‌ها به هم چسبیده‌اند. نام برچسب ها باید مختصر، اما مشخص و مفید باشد. هر نام برچسب باید انتظاری را ایجاد کند و به آن وعده عمل کند.

شما مراحل ساخت گروه در جیمیل را می دانید، اما چه چیزی یک گروه ایمیل را مفید می کند؟

5. برای گروه خود پیام بنویسید.

منابع بیشتر:

4. برای گروه شخصی سازی کنید، نه برای فرد.

چگونه یک گروه برای ایمیل بسازیم

5. مخاطبینی را که می خواهید اضافه کنید انتخاب کنید، سپس روی نماد برچسب در بالا کلیک کنید تا آنها را به گروه جدید خود اضافه کنید.

اگر بر اضطراب نوجوان خود غلبه کرده‌اید و نمی‌خواهید هر بار که می‌خواهید ایمیلی برای آن‌ها ارسال کنید، آدرس ایمیل خانواده، دوستان یا همکاران خود را به صورت دستی وارد کنید، ما شما را تحت پوشش قرار می‌دهیم.

استفاده از گروه‌های ایمیل برای برقراری ارتباط با تیم‌های داخلی در محل کار یا تماس با گروه‌های مخاطبین فروش معمول است. اما راه های دیگری برای ایجاد گروه برای ایمیل وجود دارد.

همانطور که برچسب های خود را می نویسید، به روش های مختلفی که کاربران ممکن است یک برچسب را تفسیر کنند فکر کنید. برای مثال، برچسبی که «به‌روزرسانی‌ها – وبلاگ» را می‌خواند، می‌تواند حاوی موارد زیر باشد:

• به روز رسانی وبلاگ یک شرکت
• به روز رسانی برای تیم وبلاگ
• به روز رسانی سیاست های وبلاگ

8. نام گروه خود را در کادر گیرنده تایپ کنید تا یک ایمیل به گروه شما ارسال شود.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در آوریل 2019 منتشر شد و برای جامعیت به روز شده است.