نحوه نوشتن مستندات فرآیند

تصاویر بصری می توانند سند شما را جذاب تر کنند. به عنوان مثال، تصاویر یا اینفوگرافیک ها می توانند تکه های بزرگی از متن را بشکنند. این می تواند خواندن سند شما را آسان تر کند.

مستندات فرآیند به سازمان شما اجازه می دهد تا با وجود قطعات متحرک، سرعت و شتاب ثابتی را حفظ کند. با شکستن همه چیز (تا حد امکان به صورت دانه بندی)، اجزای منفرد فرآیند ممکن است با سهولت قابل توجهی جابجا یا جایگزین شوند.

اگر ساختار و جزئیات فرآیندهای سازمانی اصلی را ندارید، کسب و کار شما بیشتر در معرض خطر ناکارآمدی قرار دارد. اسناد فرآیند یک لایه حفاظتی اضافی برای سازمان شما فراهم می کند.

گام بعدی این است که به نقش هر یک از ذینفعان فکر کنید. این بخش از سند شما باید تا حد امکان دقیق باشد. انتظارات جدول زمانی برای هر فرد و اینکه چگونه این مهلت‌ها اهداف کلی جدول زمانی شما را پشتیبانی می‌کنند را در نظر بگیرید.

8. مرزها را مشخص کنید.

در اینجا، شما تعیین خواهید کرد که کدام فرمت یا بصری اطلاعات لازم را به بهترین وجه منتقل می کند.

4. محدوده را تعریف کنید.

بدون نقشه راه، شانس بیشتری برای تلف شدن زمان برای کارهای غیر ضروری یا تکراری وجود دارد. مستندات فرآیند می تواند به شما کمک کند تا این موارد اضافی را ترسیم و تجسم کنید تا بتوانید راه حل بهتری ایجاد کنید.

تنگنا

یک سند فرآیند شامل دانش جمعی در مورد یک رویکرد معین به یک موضوع است. با دسترسی آسان به این اسناد برای اعضای تیم، امکان رشد و جریان اطلاعات در سراسر سازمان را فراهم می کنید.

این امکان را برای خود ارزیابی و محاسبه متغیرها فراهم می کند.

چه در حال تکمیل وظایف تکراری یا ایجاد یک برنامه جدید باشید، مستندات فرآیند می تواند به شما کمک کند تا تلاش های تجاری خود را رسمی کنید. در واقع، ایجاد مستندات به بهبود هماهنگی، ساختار و ثبات در سازمان شما کمک می کند.

اشتباهات بخشی طبیعی از زندگی هستند. با این حال، شما می خواهید تا حد امکان از گام های اشتباه در تجارت خود جلوگیری کنید. دستورالعمل های گام به گام برای تکمیل یک کار می تواند به شما کمک کند تا این اشتباهات را به حداقل برسانید.

ایجاد مستندات فرآیند

یاد آوردن: اگر فرآیند شما شامل چندین ذینفع باشد، ممکن است این پروژه شامل لایه‌هایی از بازخورد باشد. هر دیدگاه فرصت بیشتری را برای بهینه سازی بهبود در فرآیندهای خود به شما ارائه می دهد.

نکاتی برای مستندسازی فرآیند

در موارد دیگر، نمودارها یا جداول ممکن است مفیدترین راه برای نمایش اطلاعات باشند. برای موضوعات پیچیده یا فرآیندهای بصری، یک ویدیو ممکن است بهترین کار را داشته باشد.

در سند فرآیند استخدامی زیر، مرزهای مربوط به منابع انسانی به وضوح مشخص شده است. این سند همچنین نشان می‌دهد که دخالت منابع انسانی در کجا متوقف می‌شود.

به ذینفعان خود توانایی ویرایش اسناد فرآیند را بدهید. این تغییر ساده در تنظیمات مجوزهای سند شما می تواند باعث صرفه جویی در زمان و رفت و آمد بین تیم شما شود. همانطور که فرآیندها در طول زمان تغییر می کنند، چندین عضو سازمان خود خواهید داشت که می توانند محتوای شما را به روز نگه دارند.

4. انعطاف پذیر باشید.

محدوده شما مشخص می کند که چه چیزی در اسناد شما گنجانده شده است و چه چیزی نیست. این می تواند به شما کمک کند تا تمرکز محدودی روی کار خاصی که در حال ثبت است داشته باشید. کار در یک محدوده تعریف شده به تیم شما کمک می کند تا از اضافه بار اطلاعات جلوگیری کند.

5. ابزار و منابع لازم را شناسایی کنید.

آیا مراحلی وجود دارد که بتوان آن را تغییر داد یا حذف کرد، بدون اینکه اثربخشی از بین برود؟ این تمرین برای تیم شما شفافیت ایجاد می کند.

دانش را جمع آوری و سازماندهی می کند.

در صورت امکان، مراحل متوالی مورد نیاز برای تکرار یک فرآیند را مشخص کنید. این نقش بسیار زیادی در افزایش کارایی و تعیین موفقیت کلی هر کار ایفا می کند.

با مشخص کردن پارامترها، می توانید اطمینان حاصل کنید که انطباق ایمنی، قانونی یا موارد دیگر به دست آمده است.

اشتباهات را به حداقل می رساند.

نکته حرفه ای: اگر نشان می دهید که چگونه یک مرحله به مرحله بعدی منتهی می شود، نمودار جریان را در نظر بگیرید.

اگر در نظر دارید روند خود را تغییر دهید، ایجاد مرزهای محکم به شما در درک هرگونه محدودیت کمک می کند. شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که چه چیزی می توانید تغییر دهید و چه چیزی باید ثابت بماند.

ایجاد مستندات همچنین در شناسایی مکان هایی که می توان تنظیمات را برای اصلاح فرآیند برای نتایج بهتر انجام داد، مفید است.

انطباق را تضمین می کند.

هنگامی که در فرآیندهای سازمانی خود غوطه ور می شوید، تعیین خواهید کرد که آیا یک فرآیند ارزش قابل توجیهی برای سازمان شما به ارمغان می آورد یا خیر. شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که کدام مراحل در فرآیندهای شما ضروری و موثر هستند.

به استثناهایی که ممکن است ایجاد شوند توجه داشته باشید و آنها را در مستندات فرآیند خود در نظر بگیرید. در مورد حوادث غیر مترقبه هم همینطور. شما باید مشخص کنید که چه زمانی اعضای تیم باید از ترتیب مراحل تعیین شده منحرف شوند.

10. مرور و تست کنید.

با این حال، هر کار دارای یک ترتیب متوالی واضح نیست. گاهی اوقات شما نیاز به ارزیابی سناریوهای مختلف و نتایج بالقوه برای تعیین ترتیب عملیات برای فرآیند خود دارید. در این حالت برای هر سناریو توالی های مختلفی ایجاد کنید.

7. تعیین افراد مسئول.

بعد، مشخص کنید که برای تکمیل کار به چه چیزی نیاز دارید. این شامل نرم افزار مربوطه، ابزارها و سرمایه مورد نیاز برای هر مرحله از فرآیند است. این منابع گاهی اوقات به عنوان ورودی نامیده می شوند.

6. دنباله را تعیین کنید.

مستندات فرآیند به اعضای تیم اجازه می دهد تا در مورد مشارکت های فردی خود فکر کنند. آنها می توانند دقیقاً تأثیر خود را بر نتیجه یک فرآیند مشخص ببینند.

سپس، مخاطبان خود را شناسایی کنید و چرا باید این فرآیند را برای آنها توضیح دهید. به عنوان مثال، این برای تیم فروش یا استخدام های جدید است؟ مخاطب اطلاعاتی را که شما وارد می کنید تعیین می کند.

3. فرمت را مشخص کنید.

این می تواند به ویژه زمانی مفید باشد که در سازمان شما تغییر ساختار یا تغییرات کارکنان وجود داشته باشد. وقتی یک نفر تیم شما را ترک می کند، دانش او می تواند ادامه یابد. اگر یک هم تیمی جدید بپیوندد، اسناد به آنها کمک می کند تا به سرعت پیشرفت کنند.

شما فرآیندها و مراحل غیرقابل استفاده را شناسایی خواهید کرد.

منبع تصویر

3. به تیم خود قدرت ویرایش بدهید.

روش ایجاد اسناد ممکن است در طول زمان تغییر کند. در واقع، سند شما احتمالاً چندین بار تکرار خواهد شد. برای رسیدن به بهترین نتایج یک ذهنیت انعطاف پذیر داشته باشید.

شروع کار با مستندسازی

به یاد داشته باشید: وجود ندارد یکی روش صحیح برای مستندسازی فرآیندها تنها راه برای انجام اشتباه مستندات فرآیند، نادیده گرفتن کامل آن است.

تیم شما باید اسناد فرآیند مربوطه را در فرآیند ورود و آموزش شامل شود. سپس می توانید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم، چه جدید و چه قدیمی، تمام اطلاعاتی را که برای تکمیل یک کار نیاز دارند، دارند.

مستندات فرآیند برای عملکرد کلی و جریان سیستم های درون سازمان شما حیاتی است. سایر مزایای رایج مستندسازی فرآیند در ادامه آمده است.

در برابر تغییر تاب آوری ایجاد می کند.

مستندسازی فرآیند شامل ایجاد راهنماهای داخلی است که مراحل لازم برای تکمیل یک کار را از ابتدا تا انتها مشخص می کند. این مواد را می توان در هنگام استخدام جدید یا انتقال وظایف زمانی که یک کارمند استعفا داد استفاده کرد. مستندات فرآیند همچنین می تواند پیچیدگی یک نقش خاص را نشان دهد.