با مشخص کردن پارامترها، می توانید اطمینان حاصل کنید که انطباق ایمنی، قانونی یا موارد دیگر به دست آمده است.
اشتباهات را به حداقل می رساند.
چه در حال تکمیل وظایف تکراری یا ایجاد یک برنامه جدید باشید، مستندات فرآیند می تواند به شما کمک کند تا تلاش های تجاری خود را رسمی کنید. در واقع، ایجاد مستندات به بهبود هماهنگی، ساختار و ثبات در سازمان شما کمک می کند.
شما می خواهید یک نام روشن برای فرآیندی که مستندسازی می کنید و یک هدف روشن برای آنچه می خواهید انجام دهید ایجاد کنید.
2. مخاطبان خود را مشخص کنید.
هنگامی که در فرآیندهای سازمانی خود غوطه ور می شوید، تعیین خواهید کرد که آیا یک فرآیند ارزش قابل توجیهی برای سازمان شما به ارمغان می آورد یا خیر. شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که کدام مراحل در فرآیندهای شما ضروری و موثر هستند.
این می تواند به ویژه زمانی مفید باشد که در سازمان شما تغییر ساختار یا تغییرات کارکنان وجود داشته باشد. وقتی یک نفر تیم شما را ترک می کند، دانش او می تواند ادامه یابد. اگر یک هم تیمی جدید بپیوندد، اسناد به آنها کمک می کند تا به سرعت پیشرفت کنند.
شما فرآیندها و مراحل غیرقابل استفاده را شناسایی خواهید کرد.
قبل از شروع نوشتن، یک جلسه طوفان فکری برگزار کنید. در طول این مدت، باید تعیین کنید که سند نهایی شما باید چه کاری انجام دهد. آیا در حال ایجاد یک راهنمای آموزشی هستید؟ آیا فرآیندی را برای رهبری ارشد در نظر می گیرید؟
قبل از اینکه تیم شما شروع به نوشتن کند، در اینجا نکاتی وجود دارد که می تواند به شما کمک کند از تلاش خود نهایت استفاده را ببرید.
1. آن را مختصر نگه دارید.
اشتباهات بخشی طبیعی از زندگی هستند. با این حال، شما می خواهید تا حد امکان از گام های اشتباه در تجارت خود جلوگیری کنید. دستورالعمل های گام به گام برای تکمیل یک کار می تواند به شما کمک کند تا این اشتباهات را به حداقل برسانید.
ایجاد مستندات فرآیند
به ذینفعان خود توانایی ویرایش اسناد فرآیند را بدهید. این تغییر ساده در تنظیمات مجوزهای سند شما می تواند باعث صرفه جویی در زمان و رفت و آمد بین تیم شما شود. همانطور که فرآیندها در طول زمان تغییر می کنند، چندین عضو سازمان خود خواهید داشت که می توانند محتوای شما را به روز نگه دارند.
4. انعطاف پذیر باشید.
مستندات فرآیند برای عملکرد کلی و جریان سیستم های درون سازمان شما حیاتی است. سایر مزایای رایج مستندسازی فرآیند در ادامه آمده است.
در برابر تغییر تاب آوری ایجاد می کند.
سند شما باید هر مرزی را که فرآیند شما را شکل می دهد مشخص کند. این شامل جدول زمانی فرآیند، تاریخ های سررسید، محدودیت های بودجه، نشانگرهای کلیدی عملکرد و غیره است.
به استثناهایی که ممکن است ایجاد شوند توجه داشته باشید و آنها را در مستندات فرآیند خود در نظر بگیرید. در مورد حوادث غیر مترقبه هم همینطور. شما باید مشخص کنید که چه زمانی اعضای تیم باید از ترتیب مراحل تعیین شده منحرف شوند.
10. مرور و تست کنید.
در سند فرآیند استخدامی زیر، مرزهای مربوط به منابع انسانی به وضوح مشخص شده است. این سند همچنین نشان می‌دهد که دخالت منابع انسانی در کجا متوقف می‌شود.
در صورت امکان، مراحل متوالی مورد نیاز برای تکرار یک فرآیند را مشخص کنید. این نقش بسیار زیادی در افزایش کارایی و تعیین موفقیت کلی هر کار ایفا می کند.
در اینجا، شما تعیین خواهید کرد که کدام فرمت یا بصری اطلاعات لازم را به بهترین وجه منتقل می کند.
4. محدوده را تعریف کنید.
هنگامی که همه این عوامل را در نظر گرفتید و روند خود را مستند کردید، کار خود را بررسی می کنید. سند خود را ویرایش کنید سپس، دستورالعمل های خود را با تکمیل کار همانطور که ذکر شد، آزمایش کنید. اگر همه چیز درست پیش برود، باید به نتایج دلخواه کار خود برسید.
تیم شما باید اسناد فرآیند مربوطه را در فرآیند ورود و آموزش شامل شود. سپس می توانید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم، چه جدید و چه قدیمی، تمام اطلاعاتی را که برای تکمیل یک کار نیاز دارند، دارند.
ایجاد مستندات همچنین در شناسایی مکان هایی که می توان تنظیمات را برای اصلاح فرآیند برای نتایج بهتر انجام داد، مفید است.
انطباق را تضمین می کند.
با این حال، هر کار دارای یک ترتیب متوالی واضح نیست. گاهی اوقات شما نیاز به ارزیابی سناریوهای مختلف و نتایج بالقوه برای تعیین ترتیب عملیات برای فرآیند خود دارید. در این حالت برای هر سناریو توالی های مختلفی ایجاد کنید.
7. تعیین افراد مسئول.
اکنون که بهترین شیوه ها را برای مستندسازی فرآیند بررسی کرده اید، می توانید شروع به نوشتن کنید.
اگر فقط یک نفر دانش گسترده ای در مورد یک فرآیند داشته باشد، سازمان در معرض خطر از دست دادن دانش در صورت ترک آن قرار دارد. مستندات فرآیند به ترسیم اطلاعاتی که این شخص در اختیار دارد کمک می کند و به شما امکان می دهد آن ها را به گونه ای ذخیره کنید که دیگران بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.
تعدیل کارها
گام بعدی این است که به نقش هر یک از ذینفعان فکر کنید. این بخش از سند شما باید تا حد امکان دقیق باشد. انتظارات جدول زمانی برای هر فرد و اینکه چگونه این مهلت‌ها اهداف کلی جدول زمانی شما را پشتیبانی می‌کنند را در نظر بگیرید.
8. مرزها را مشخص کنید.
منبع تصویر
