یادداشت هایی با این ماهیت باید حداقل شامل خلاصه، تاریخ و مکان باشد.
یادداشت اقناع
یک موضوع دقیق به آنها هشدار می دهد که این یادداشت به طور خاص به آنها مربوط است. و شروع با یک خلاصه اجرایی به گیرندگان این امکان را می دهد که پیام کلی را قبل از اینکه عمیق تر در جزئیات فرو بروند، درک کنند. اطلاعات پس‌زمینه زمینه پیام را ارائه می‌دهد و مرور کلی و جدول زمانی باید به سؤالاتی پاسخ دهد که احتمالاً پیش می‌آیند.
سرتیتر:
جوامع می تواند از یادداشت ها برای اطلاع رسانی به افراد در مورد دستورالعمل های ایمنی عمومی، تبلیغ رویدادهای مختلف، افزایش آگاهی در مورد موضوعاتی که بر زندگی آنها تأثیر می گذارد استفاده کند.
این مرحله ممکن است بیهوده به نظر برسد، اما مهم است که سند خود را قبل از ارسال آن بررسی کنید. یادداشت ها برای اطلاع خوانندگان از تغییرات آتی و انتقال اطلاعات مهم هستند. نمی‌خواهید با اشتباه تایپی یا تحریف خطر ایجاد سردرگمی کنید.
یادداشت های متقاعدسازی برای تشویق خوانندگان به انجام اقدامی در مورد یک رویداد یا پیشنهاد، مانند رای دادن یا درخواست استفاده می شود.
مقدمه شما باید هدف یادداشت شما را در دو تا سه جمله خلاصه کند. باید موضوع یا مشکل و راه حلی را که تصمیم گرفتید با آن پیش بروید برجسته کند.
3. ارائه پیشینه در مورد موضوع.
لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید. در ضمن، من از همکاری شما به عنوان قدردانی می کنم [official business information] اتفاق میافتد.
قالب یادداشت تجاری
یادداشت
برای شروع ساختن یادداشت‌های تجاری خود، در اینجا یک الگوی یادداشت تجاری ساده با نمونه‌هایی از نحوه استفاده از آنها برای پاسخگویی به نیازهای مختلف به عنوان راهنمایی آورده شده است.
الگوی یادداشت تجاری
قالب یادداشت تجاری برای انتقال موثر پیام شما طراحی شده است. یک یادداشت باید اطلاعات لازم را به گونه ای منتشر کند که هضم آن برای تعداد زیادی از کارمندان آسان باشد.
بسته به هدف یادداشت خود، ممکن است موارد اقدامی برای کارمندان داشته باشید تا آنها را تکمیل کنند یا یک جدول زمانی از زمان انجام تغییرات ارائه دهند. به عنوان مثال، آنها ممکن است نیاز به تکمیل یک کار یا ارائه اطلاعات در یک مهلت خاص داشته باشند. این بخش باید شامل موارد زیر باشد:
- زمانی که کارکنان می توانند انتظار داشته باشند که تغییرات اعمال شود
- چه تغییراتی قبلاً ایجاد شده است و چه چیزی در آینده باید انتظار داشت
- مهلت هایی که باید به آن پایبند باشند
هدف از این یادداشت اعلام تاخیر در عرضه یک محصول است. مقدمه شامل تاریخ جدید است، بنابراین جدول زمانی یا مروری طولانی لازم نیست. این قالب این یادداشت را می‌توان برای موقعیت‌های دیگری که یک تغییر ساده، اما مهم رخ می‌دهد، اعمال کرد.
در این بخش، دلیل پشت این یادداشت را توضیح دهید. به عنوان مثال، ممکن است تغییراتی در بودجه، تجدید ساختار شرکت، یا گسترش جدید رویه ها باشد. این توضیح باید توجیهی برای تغییرات در حال اجرا باشد.
در پاراگراف دوم، شما می خواهید زمینه یا شواهدی را ارائه دهید. به عنوان مثال، فرض کنید یادداشت شما به شرکت از سازماندهی مجدد داخلی اطلاع می دهد. اگر اینطور باشد، بند دو باید چیزی شبیه این را بگوید: “همانطور که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد، ما به این نتیجه رسیده ایم که جدا کردن تیم تولید ویدیو از تیم محتوای خود منطقی تر است. به این ترتیب، آن تیم ها می توانند بیشتر بر روی خود تمرکز کنند. اهداف فردی.”
بند سوم:
اگر هیچ اقدامی از طرف کارمند مورد نیاز نیست، می توانید این بخش را کنار بگذارید.
5. بیانیه پایانی را درج کنید.
برخلاف ایمیل، یادداشت پیامی است که شما برای گروه بزرگی از کارمندان، مانند کل بخش خود یا همه افراد شرکت ارسال می‌کنید. ممکن است لازم باشد یادداشتی بنویسید تا کارکنان را از رویدادهای آینده مطلع کنید یا تغییرات داخلی را پخش کنید.
در مرحله بعد، شما را در نوشتن یادداشتی از خودتان راهنمایی می کنیم.
چگونه یادداشت بنویسیم
- یک عنوان بنویسید
- یک مقدمه بنویسید.
- پیش زمینه ای را در مورد موضوع ارائه دهید
- موارد اقدام و جدول زمانی را مشخص کنید.
- بیانیه پایانی را درج کنید.
- قبل از ارسال بررسی و تصحیح کنید.
یادداشت ها برای اطلاع خوانندگان در مورد اطلاعات جدید به اشتراک گذاشته می شوند و برای جوامع و مشاغل مختلف کاربرد دارند.
من برای اطلاع شما می نویسم [reason for writing memo].
آنچه ما دوست داریم: یادداشت راه‌اندازی بینش‌هایی را در مورد تاخیرهای عرضه محصول به خوانندگان ارائه می‌دهد، که می‌تواند برخی از ناامیدی را که مشتریان یا کارمندان در صورت عدم اطلاع به آنها احساس می‌کنند، کاهش دهد.
در پاراگراف اول، می خواهید هدف یادداشت خود را سریع و واضح بیان کنید. ممکن است جمله خود را با این عبارت آغاز کنید: “برای اطلاع شما می نویسم …” یا “برای درخواست… می نویسم”. منظور از یادداشت کوتاه، واضح و دقیق است. شما می خواهید مهم ترین اطلاعات خود را از قبل ارائه دهید و سپس از پاراگراف های بعدی به عنوان فرصت هایی برای بررسی جزئیات بیشتر استفاده کنید.
بند دوم:
اجزای اصلی یادداشت متقاعدسازی باید شامل نمای کلی از کار در دست، زمینه برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد آن، و فراخوانی برای اقدامی باشد که بر تأثیری که خواننده به طور بالقوه می تواند بگذارد تأکید کند.
یادداشت های خود را به درستی بنویسید
این قالب را دانلود کنید
نمونه های یادداشت
آنچه ما دوست داریم: این یادداشت متقاعدسازی در اولویت قرار دارد که به خواننده اطلاعات بدهد تا خودش یاد بگیرد و بر اساس یافته هایش تصمیم بگیرد.
تفاوت اصلی بین یک یادداشت و یک ایمیل فقط در سطح پیچیدگی نیست، بلکه در اندازه مخاطب است. یک یادداشت می تواند ساده یا پیچیده باشد، به شرطی که به طور مؤثر پیام شما را منتقل کند و به گروه دریافت کننده کارمندان مربوط باشد. و خود پیام باید واضح و مختصر باشد، مهم نیست از کدام قالب یادداشت استفاده می‌کنید.
جنبه های تدارکاتی یک تجارت وجود دارد که به کارمندان شما مربوط می شود، اما لزوماً شامل کار آنها نمی شود. این یادداشت نمونه ای از بازسازی آشپزخانه در دفتر را به تصویر می کشد. کمی ناراحت کننده است اما بزرگ نیست.
![→ اکنون دانلود کنید: 4 الگوی یادداشت رایگان [Free Resource]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/53/c28e97c9-b886-4dcc-841f-296c46f0df20.png)
موضوع شما باید کوتاه و جذاب باشد و به خوانندگان یک ایده کلی از آنچه یادداشت درباره آن است ارائه دهد.
2. یک مقدمه بنویسید.
برعکس، اگر به کارکنان از ساخت و سازهای آتی ساختمان اطلاع می دهید، ممکن است بگویید، “از همکاری شما در این مدت قدردانی می کنم.” حتی اگر هیچ اقدام خاصی از کارمندان انتظار نداشته باشید، مفید است که نحوه برخورد آنها با اخبار و اینکه آیا انتظار دارید آنها در پاسخ به یادداشت کاری انجام دهند یا خیر مفید است.
قالب یادداشت قابل دانلود
