چگونه یادداشت بنویسیم [Template & Examples]


یادداشت (همچنین به عنوان یادداشت یا “یادآوری” شناخته می شود) برای ارتباطات داخلی در مورد رویه ها یا تجارت رسمی در یک سازمان استفاده می شود.

شخصی که یک یادداشت به بخش خود می نویسد

برخلاف ایمیل، یادداشت پیامی است که شما برای گروه بزرگی از کارمندان، مانند کل بخش خود یا همه افراد شرکت ارسال می‌کنید. ممکن است لازم باشد یادداشتی بنویسید تا کارکنان را از رویدادهای آینده مطلع کنید یا تغییرات داخلی را پخش کنید.

→ اکنون دانلود کنید: 4 الگوی یادداشت رایگان [Free Resource]

اگر لازم است کارمندان خود را از کسب و کار رسمی داخلی مطلع کنید، ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه یادداشت بنویسید تا پیام خود را بهتر منتقل کنید. اما قبل از اینکه آن را تجزیه کنیم، اجازه دهید در مورد اهداف متعدد یادداشت ها صحبت کنیم.

یادداشت ها برای اطلاع خوانندگان در مورد اطلاعات جدید به اشتراک گذاشته می شوند و برای جوامع و مشاغل مختلف کاربرد دارند.

جوامع می تواند از یادداشت ها برای اطلاع رسانی به افراد در مورد دستورالعمل های ایمنی عمومی، تبلیغ رویدادهای مختلف، افزایش آگاهی در مورد موضوعاتی که بر زندگی آنها تأثیر می گذارد استفاده کند.

کسب و کار می‌تواند از یادداشت‌ها برای انتقال اطلاعات مربوط به سیاست‌های به‌روزرسانی‌شده، تغییرات در رویه، یا متقاعد کردن کارکنان برای انجام اقدامی مانند شرکت در یک جلسه آینده، همایش یا جشنی برای نقاط عطف سازمانی استفاده کند.

در مرحله بعد، شما را در نوشتن یادداشتی از خودتان راهنمایی می کنیم.

می توانید یک یادداشت را در چند مرحله کوتاه جمع آوری کنید. همه یادداشت ها باید شامل موارد زیر باشد:

1. یک عنوان بنویسید.

مهم نیست که چه نوع یادداشتی را می نویسید، باید یک عنوان نیز درج کنید. این بخش باید حاوی یادداشت برای چه کسی است (خواه یک فرد یا بخش)، تاریخ، یادداشت از چه کسی است، و یک خط موضوع.

موضوع شما باید کوتاه و جذاب باشد و به خوانندگان یک ایده کلی از آنچه یادداشت درباره آن است ارائه دهد.

2. یک مقدمه بنویسید.

مقدمه شما باید هدف یادداشت شما را در دو تا سه جمله خلاصه کند. باید موضوع یا مشکل و راه حلی را که تصمیم گرفتید با آن پیش بروید برجسته کند.

3. ارائه پیشینه در مورد موضوع.

در این بخش، دلیل پشت این یادداشت را توضیح دهید. به عنوان مثال، ممکن است تغییراتی در بودجه، تجدید ساختار شرکت، یا گسترش جدید رویه ها باشد. این توضیح باید توجیهی برای تغییرات در حال اجرا باشد.

نحوه نوشتن اینفوگرافیک یادداشت با مراحل

4. موارد اقدام و جدول زمانی (اختیاری) را مشخص کنید.

بسته به هدف یادداشت خود، ممکن است موارد اقدامی برای کارمندان داشته باشید تا آنها را تکمیل کنند یا یک جدول زمانی از زمان انجام تغییرات ارائه دهند. به عنوان مثال، آنها ممکن است نیاز به تکمیل یک کار یا ارائه اطلاعات در یک مهلت خاص داشته باشند. این بخش باید شامل موارد زیر باشد:

  • زمانی که کارکنان می توانند انتظار داشته باشند که تغییرات اعمال شود
  • چه تغییراتی قبلاً ایجاد شده است و چه چیزی در آینده باید انتظار داشت
  • مهلت هایی که باید به آن پایبند باشند

اگر هیچ اقدامی از طرف کارمند مورد نیاز نیست، می توانید این بخش را کنار بگذارید.

5. بیانیه پایانی را درج کنید.

بیانیه پایانی شما شامل هر گونه اطلاعاتی است که می خواهید تقویت کنید. آیا مخاطب خاصی وجود دارد که خوانندگان باید برای سؤالات با آنها تماس بگیرند؟ اگر چنین است، آنها را در اینجا قرار دهید.

6. قبل از ارسال بررسی و تصحیح کنید.

این مرحله ممکن است بیهوده به نظر برسد، اما مهم است که سند خود را قبل از ارسال آن بررسی کنید. یادداشت ها برای اطلاع خوانندگان از تغییرات آتی و انتقال اطلاعات مهم هستند. نمی‌خواهید با اشتباه تایپی یا تحریف خطر ایجاد سردرگمی کنید.

برای شروع ساختن یادداشت‌های تجاری خود، در اینجا یک الگوی یادداشت تجاری ساده با نمونه‌هایی از نحوه استفاده از آن‌ها برای پاسخگویی به نیازهای مختلف به عنوان راهنمایی آورده شده است.

الگوی یادداشت تجاری

یادداشت

به:

از جانب:

تاریخ:

موضوع:

من برای اطلاع شما می نویسم [reason for writing memo].

همانطور که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد… [evidence or reason to support your opening paragraph].

لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید. در ضمن، من از همکاری شما به عنوان قدردانی می کنم [official business information] اتفاق میافتد.

قالب یادداشت تجاری

قالب یادداشت تجاری برای انتقال موثر پیام شما طراحی شده است. یک یادداشت باید اطلاعات لازم را به گونه ای منتشر کند که هضم آن برای تعداد زیادی از کارمندان آسان باشد.

یک موضوع دقیق به آنها هشدار می دهد که این یادداشت به طور خاص به آنها مربوط است. و شروع با یک خلاصه اجرایی به گیرندگان این امکان را می دهد که پیام کلی را قبل از اینکه عمیق تر در جزئیات فرو بروند، درک کنند. اطلاعات پس‌زمینه زمینه پیام را ارائه می‌دهد و مرور کلی و جدول زمانی باید به سؤالاتی پاسخ دهد که احتمالاً پیش می‌آیند.

سرتیتر:

در هدر خود، می‌خواهید محتوای خود را به وضوح برچسب «Memorandum» بزنید تا خوانندگان شما بدانند دقیقاً چه چیزی دریافت می‌کنند. همانطور که قبلاً ذکر شد، می‌خواهید «TO»، «FROM»، «DATE» و «SUBJECT» را وارد کنید. این اطلاعات برای ارائه محتوا مرتبط است، مثلاً چه کسی را مخاطب قرار می‌دهید و چرا.

بند اول:

در پاراگراف اول، می خواهید هدف یادداشت خود را سریع و واضح بیان کنید. ممکن است جمله خود را با این عبارت آغاز کنید: “برای اطلاع شما می نویسم …” یا “برای درخواست… می نویسم”. منظور از یادداشت کوتاه، واضح و دقیق است. شما می خواهید مهم ترین اطلاعات خود را از قبل ارائه دهید و سپس از پاراگراف های بعدی به عنوان فرصت هایی برای بررسی جزئیات بیشتر استفاده کنید.

بند دوم:

در پاراگراف دوم، شما می خواهید زمینه یا شواهدی را ارائه دهید. به عنوان مثال، فرض کنید یادداشت شما به شرکت از سازماندهی مجدد داخلی اطلاع می دهد. اگر اینطور باشد، بند دو باید چیزی شبیه این را بگوید: “همانطور که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد، ما به این نتیجه رسیده ایم که جدا کردن تیم تولید ویدیو از تیم محتوای خود منطقی تر است. به این ترتیب، آن تیم ها می توانند بیشتر بر روی خود تمرکز کنند. اهداف فردی.”

بند سوم:

در پاراگراف سوم، می‌خواهید درخواست خاص خود را از هر کارمند درج کنید – اگر قصد یک گردش تیمی را دارید، این فضایی است که باید در آن گنجانده شود، “لطفاً با محدودیت‌های غذایی پاسخ دهید” یا “لطفاً به من ایمیل بزنید” سوالات.”

برعکس، اگر به کارکنان از ساخت و سازهای آتی ساختمان اطلاع می دهید، ممکن است بگویید، “از همکاری شما در این مدت قدردانی می کنم.” حتی اگر هیچ اقدام خاصی از کارمندان انتظار نداشته باشید، مفید است که نحوه برخورد آنها با اخبار و اینکه آیا انتظار دارید آنها در پاسخ به یادداشت کاری انجام دهند یا خیر مفید است.

قالب یادداشت قابل دانلود

آیا می خواهید فرمت یادداشت فوق را در فرم نهایی خود ببینید؟ الگوهای یادداشت تجاری رایگان HubSpot را که در زیر نشان داده شده است دانلود کنید. این سند چارچوبی را در اختیار شما قرار می دهد که یادداشت شما را در موضوعات فرعی مرتب می کند تا به کارمندان کمک کند اطلاعات را بهتر هضم کنند و بفهمند پس از خواندن آن چه انتظاری از آنها می رود.

قالب یادداشتاین قالب را دانلود کنید

نمونه های یادداشت

صنایع یا موقعیت های مختلف به یادداشت های کمی متفاوت نیاز دارند. برخی از آنها باید طولانی تر یا کوتاه تر باشند، برخی دیگر ممکن است جدول زمانی نداشته باشند، و برخی اطلاعات پس زمینه گسترده ای دارند. فرمت یادداشت شما باید متناسب با پیامی که می خواهید کارکنانتان دریافت کنند تغییر کند.

Delay Memo را اجرا کنید

مثال یادداشت تجاری برای تاخیر راه اندازی

هدف از این یادداشت اعلام تاخیر در عرضه یک محصول است. مقدمه شامل تاریخ جدید است، بنابراین جدول زمانی یا مروری طولانی لازم نیست. این قالب این یادداشت را می‌توان برای موقعیت‌های دیگری که یک تغییر ساده، اما مهم رخ می‌دهد، اعمال کرد.

آنچه ما دوست داریم: یادداشت راه‌اندازی بینش‌هایی را در مورد تاخیرهای عرضه محصول به خوانندگان ارائه می‌دهد، که می‌تواند برخی از ناامیدی را که مشتریان یا کارمندان در صورت عدم اطلاع به آنها احساس می‌کنند، کاهش دهد.

سایر تغییرات تاریخ، تبلیغات، نقاط عطف، یا اعلامیه های محصول نیز می توانند از این قالب استفاده کنند.

یادداشت به روز رسانی ساختمان

مثال یادداشت تجاری برای به روز رسانی ساختمان

جنبه های تدارکاتی یک تجارت وجود دارد که به کارمندان شما مربوط می شود، اما لزوماً شامل کار آنها نمی شود. این یادداشت نمونه ای از بازسازی آشپزخانه در دفتر را به تصویر می کشد. کمی ناراحت کننده است اما بزرگ نیست.

آنچه ما دوست داریم: این یادداشت درک یک کسب و کار از تأثیری که نوسازی می تواند بر کارمندان داشته باشد را نشان می دهد و نشان دهنده احترام و توجه به نیازهای آنها است.

این قالب یادداشت را می‌توان برای سایر به‌روزرسانی‌های ساختمان، روزهای کاری از خانه، یا سایر اطلاعیه‌های گسترده اما جزئی اعمال کرد.

یادداشت انجمن

نمونه یادداشت تجاری برای اعلام جامعه

جشن‌ها، رویدادها، روزهای موضوعی یا دیگر چیزهای سرگرم‌کننده برای کارمندان شما نیز می‌توانند از طریق یادداشت‌ها به اشتراک گذاشته شوند. یادداشت‌های انجمن مانند این مثال معمولاً کوتاه‌تر هستند، زیرا به اطلاعات پس‌زمینه یا جزئیات زیادی نیاز ندارند.

آنچه ما دوست داریم: این یادداشت دارای دستورالعمل‌های روشنی برای یافتن رویدادی است که در حال وقوع است، چیزی که اگر فقط شماره طبقه را درج می‌کرد کمتر مؤثر بود.

یادداشت هایی با این ماهیت باید حداقل شامل خلاصه، تاریخ و مکان باشد.

یادداشت اقناع

مثال یادداشت تجاری برای یادداشت متقاعدسازی

یادداشت های متقاعدسازی برای تشویق خوانندگان به انجام اقدامی در مورد یک رویداد یا پیشنهاد، مانند رای دادن یا درخواست استفاده می شود.

آنچه ما دوست داریم: این یادداشت متقاعدسازی در اولویت قرار دارد که به خواننده اطلاعات بدهد تا خودش یاد بگیرد و بر اساس یافته هایش تصمیم بگیرد.

اجزای اصلی یادداشت متقاعدسازی باید شامل نمای کلی از کار در دست، زمینه برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد آن، و فراخوانی برای اقدامی باشد که بر تأثیری که خواننده به طور بالقوه می تواند بگذارد تأکید کند.

یادداشت های خود را به درستی بنویسید

تفاوت اصلی بین یک یادداشت و یک ایمیل فقط در سطح پیچیدگی نیست، بلکه در اندازه مخاطب است. یک یادداشت می تواند ساده یا پیچیده باشد، به شرطی که به طور مؤثر پیام شما را منتقل کند و به گروه دریافت کننده کارمندان مربوط باشد. و خود پیام باید واضح و مختصر باشد، مهم نیست از کدام قالب یادداشت استفاده می‌کنید.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در اکتبر 2018 منتشر شد و برای جامعیت به روز شده است.

دعوت به اقدام جدید



منبع