چگونه یادداشت بنویسیم [Template & Examples]

4. موارد اقدام و جدول زمانی (اختیاری) را مشخص کنید.

یک موضوع دقیق به آنها هشدار می دهد که این یادداشت به طور خاص به آنها مربوط است. و شروع با یک خلاصه اجرایی به گیرندگان این امکان را می دهد که پیام کلی را قبل از اینکه عمیق تر در جزئیات فرو بروند، درک کنند. اطلاعات پس‌زمینه زمینه پیام را ارائه می‌دهد و مرور کلی و جدول زمانی باید به سؤالاتی پاسخ دهد که احتمالاً پیش می‌آیند.

سرتیتر:

من برای اطلاع شما می نویسم [reason for writing memo].

در هدر خود، می‌خواهید محتوای خود را به وضوح برچسب «Memorandum» بزنید تا خوانندگان شما بدانند دقیقاً چه چیزی دریافت می‌کنند. همانطور که قبلاً ذکر شد، می‌خواهید «TO»، «FROM»، «DATE» و «SUBJECT» را وارد کنید. این اطلاعات برای ارائه محتوا مرتبط است، مثلاً چه کسی را مخاطب قرار می‌دهید و چرا.

بند اول:

یادداشت

این مرحله ممکن است بیهوده به نظر برسد، اما مهم است که سند خود را قبل از ارسال آن بررسی کنید. یادداشت ها برای اطلاع خوانندگان از تغییرات آتی و انتقال اطلاعات مهم هستند. نمی‌خواهید با اشتباه تایپی یا تحریف خطر ایجاد سردرگمی کنید.

آنچه ما دوست داریم: این یادداشت دارای دستورالعمل‌های روشنی برای یافتن رویدادی است که در حال وقوع است، چیزی که اگر فقط شماره طبقه را درج می‌کرد کمتر مؤثر بود.

هدف از این یادداشت اعلام تاخیر در عرضه یک محصول است. مقدمه شامل تاریخ جدید است، بنابراین جدول زمانی یا مروری طولانی لازم نیست. این قالب این یادداشت را می‌توان برای موقعیت‌های دیگری که یک تغییر ساده، اما مهم رخ می‌دهد، اعمال کرد.

برخلاف ایمیل، یادداشت پیامی است که شما برای گروه بزرگی از کارمندان، مانند کل بخش خود یا همه افراد شرکت ارسال می‌کنید. ممکن است لازم باشد یادداشتی بنویسید تا کارکنان را از رویدادهای آینده مطلع کنید یا تغییرات داخلی را پخش کنید.

آنچه ما دوست داریم: یادداشت راه‌اندازی بینش‌هایی را در مورد تاخیرهای عرضه محصول به خوانندگان ارائه می‌دهد، که می‌تواند برخی از ناامیدی را که مشتریان یا کارمندان در صورت عدم اطلاع به آنها احساس می‌کنند، کاهش دهد.

می توانید یک یادداشت را در چند مرحله کوتاه جمع آوری کنید. همه یادداشت ها باید شامل موارد زیر باشد:

1. یک عنوان بنویسید.

جنبه های تدارکاتی یک تجارت وجود دارد که به کارمندان شما مربوط می شود، اما لزوماً شامل کار آنها نمی شود. این یادداشت نمونه ای از بازسازی آشپزخانه در دفتر را به تصویر می کشد. کمی ناراحت کننده است اما بزرگ نیست.

بیانیه پایانی شما شامل هر گونه اطلاعاتی است که می خواهید تقویت کنید. آیا مخاطب خاصی وجود دارد که خوانندگان باید برای سؤالات با آنها تماس بگیرند؟ اگر چنین است، آنها را در اینجا قرار دهید.

6. قبل از ارسال بررسی و تصحیح کنید.

برای شروع ساختن یادداشت‌های تجاری خود، در اینجا یک الگوی یادداشت تجاری ساده با نمونه‌هایی از نحوه استفاده از آن‌ها برای پاسخگویی به نیازهای مختلف به عنوان راهنمایی آورده شده است.

الگوی یادداشت تجاری

موضوع شما باید کوتاه و جذاب باشد و به خوانندگان یک ایده کلی از آنچه یادداشت درباره آن است ارائه دهد.

2. یک مقدمه بنویسید.

اگر لازم است کارمندان خود را از کسب و کار رسمی داخلی مطلع کنید، ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه یادداشت بنویسید تا پیام خود را بهتر منتقل کنید. اما قبل از اینکه آن را تجزیه کنیم، اجازه دهید در مورد اهداف متعدد یادداشت ها صحبت کنیم.

تفاهم نامه چیست؟

یادداشت ها برای اطلاع خوانندگان در مورد اطلاعات جدید به اشتراک گذاشته می شوند و برای جوامع و مشاغل مختلف کاربرد دارند.

بسته به هدف یادداشت خود، ممکن است موارد اقدامی برای کارمندان داشته باشید تا آنها را تکمیل کنند یا یک جدول زمانی از زمان انجام تغییرات ارائه دهند. به عنوان مثال، آنها ممکن است نیاز به تکمیل یک کار یا ارائه اطلاعات در یک مهلت خاص داشته باشند. این بخش باید شامل موارد زیر باشد:

• زمانی که کارکنان می توانند انتظار داشته باشند که تغییرات اعمال شود
• چه تغییراتی قبلاً ایجاد شده است و چه چیزی در آینده باید انتظار داشت
• مهلت هایی که باید به آن پایبند باشند

سایر تغییرات تاریخ، تبلیغات، نقاط عطف، یا اعلامیه های محصول نیز می توانند از این قالب استفاده کنند.

یادداشت به روز رسانی ساختمان

این قالب یادداشت را می‌توان برای سایر به‌روزرسانی‌های ساختمان، روزهای کاری از خانه، یا سایر اطلاعیه‌های گسترده اما جزئی اعمال کرد.

یادداشت انجمن

تفاوت اصلی بین یک یادداشت و یک ایمیل فقط در سطح پیچیدگی نیست، بلکه در اندازه مخاطب است. یک یادداشت می تواند ساده یا پیچیده باشد، به شرطی که به طور مؤثر پیام شما را منتقل کند و به گروه دریافت کننده کارمندان مربوط باشد. و خود پیام باید واضح و مختصر باشد، مهم نیست از کدام قالب یادداشت استفاده می‌کنید.

جوامع می تواند از یادداشت ها برای اطلاع رسانی به افراد در مورد دستورالعمل های ایمنی عمومی، تبلیغ رویدادهای مختلف، افزایش آگاهی در مورد موضوعاتی که بر زندگی آنها تأثیر می گذارد استفاده کند.

آیا می خواهید فرمت یادداشت فوق را در فرم نهایی خود ببینید؟ الگوهای یادداشت تجاری رایگان HubSpot را که در زیر نشان داده شده است دانلود کنید. این سند چارچوبی را در اختیار شما قرار می دهد که یادداشت شما را در موضوعات فرعی مرتب می کند تا به کارمندان کمک کند اطلاعات را بهتر هضم کنند و بفهمند پس از خواندن آن چه انتظاری از آنها می رود.

در مرحله بعد، شما را در نوشتن یادداشتی از خودتان راهنمایی می کنیم.

چگونه یادداشت بنویسیم

1. یک عنوان بنویسید
2. یک مقدمه بنویسید.
3. پیش زمینه ای را در مورد موضوع ارائه دهید
4. موارد اقدام و جدول زمانی را مشخص کنید.
5. بیانیه پایانی را درج کنید.
6. قبل از ارسال بررسی و تصحیح کنید.

در این بخش، دلیل پشت این یادداشت را توضیح دهید. به عنوان مثال، ممکن است تغییراتی در بودجه، تجدید ساختار شرکت، یا گسترش جدید رویه ها باشد. این توضیح باید توجیهی برای تغییرات در حال اجرا باشد.

صنایع یا موقعیت های مختلف به یادداشت های کمی متفاوت نیاز دارند. برخی از آنها باید طولانی تر یا کوتاه تر باشند، برخی دیگر ممکن است جدول زمانی نداشته باشند، و برخی اطلاعات پس زمینه گسترده ای دارند. فرمت یادداشت شما باید متناسب با پیامی که می خواهید کارکنانتان دریافت کنند تغییر کند.

Delay Memo را اجرا کنید

در پاراگراف سوم، می‌خواهید درخواست خاص خود را از هر کارمند درج کنید – اگر قصد یک گردش تیمی را دارید، این فضایی است که باید در آن گنجانده شود، “لطفاً با محدودیت‌های غذایی پاسخ دهید” یا “لطفاً به من ایمیل بزنید” سوالات.”

یادداشت یا یادداشت، سندی است که با گروهی از افراد به اشتراک گذاشته می شود تا اطلاعات مربوط به یک کار، پروژه، رویداد یا موارد دیگر را پخش کنند. هدف یک یادداشت جلب توجه فوری به آن اطلاعات به شیوه ای سریع و مختصر است.

یادداشت (همچنین به عنوان یادداشت یا “یادآوری” شناخته می شود) برای ارتباطات داخلی در مورد رویه ها یا تجارت رسمی در یک سازمان استفاده می شود.

تاریخ:

از جانب:

آنچه ما دوست داریم: این یادداشت درک یک کسب و کار از تأثیری که نوسازی می تواند بر کارمندان داشته باشد را نشان می دهد و نشان دهنده احترام و توجه به نیازهای آنها است.

قالب یادداشت تجاری برای انتقال موثر پیام شما طراحی شده است. یک یادداشت باید اطلاعات لازم را به گونه ای منتشر کند که هضم آن برای تعداد زیادی از کارمندان آسان باشد.

همانطور که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد… [evidence or reason to support your opening paragraph].

مهم نیست که چه نوع یادداشتی را می نویسید، باید یک عنوان نیز درج کنید. این بخش باید حاوی یادداشت برای چه کسی است (خواه یک فرد یا بخش)، تاریخ، یادداشت از چه کسی است، و یک خط موضوع.