چگونه یادداشت بنویسیم [Template & Examples]

نمونه یادداشت تجاری برای اعلام جامعه

کسب و کار می‌تواند از یادداشت‌ها برای انتقال اطلاعات مربوط به سیاست‌های به‌روزرسانی‌شده، تغییرات در رویه، یا متقاعد کردن کارکنان برای انجام اقدامی مانند شرکت در یک جلسه آینده، همایش یا جشنی برای نقاط عطف سازمانی استفاده کند.

جشن‌ها، رویدادها، روزهای موضوعی یا دیگر چیزهای سرگرم‌کننده برای کارمندان شما نیز می‌توانند از طریق یادداشت‌ها به اشتراک گذاشته شوند. یادداشت‌های انجمن مانند این مثال معمولاً کوتاه‌تر هستند، زیرا به اطلاعات پس‌زمینه یا جزئیات زیادی نیاز ندارند.

لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید. در ضمن، من از همکاری شما به عنوان قدردانی می کنم [official business information] اتفاق میافتد.

قالب یادداشت تجاری

آنچه ما دوست داریم: این یادداشت متقاعدسازی در اولویت قرار دارد که به خواننده اطلاعات بدهد تا خودش یاد بگیرد و بر اساس یافته هایش تصمیم بگیرد.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در اکتبر 2018 منتشر شد و برای جامعیت به روز شده است.

دعوت به اقدام جدید



منبع

یادداشت هایی با این ماهیت باید حداقل شامل خلاصه، تاریخ و مکان باشد.

یادداشت اقناع

اجزای اصلی یادداشت متقاعدسازی باید شامل نمای کلی از کار در دست، زمینه برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد آن، و فراخوانی برای اقدامی باشد که بر تأثیری که خواننده به طور بالقوه می تواند بگذارد تأکید کند.

یادداشت های خود را به درستی بنویسید

در پاراگراف اول، می خواهید هدف یادداشت خود را سریع و واضح بیان کنید. ممکن است جمله خود را با این عبارت آغاز کنید: “برای اطلاع شما می نویسم …” یا “برای درخواست… می نویسم”. منظور از یادداشت کوتاه، واضح و دقیق است. شما می خواهید مهم ترین اطلاعات خود را از قبل ارائه دهید و سپس از پاراگراف های بعدی به عنوان فرصت هایی برای بررسی جزئیات بیشتر استفاده کنید.

بند دوم:

مقدمه شما باید هدف یادداشت شما را در دو تا سه جمله خلاصه کند. باید موضوع یا مشکل و راه حلی را که تصمیم گرفتید با آن پیش بروید برجسته کند.

3. ارائه پیشینه در مورد موضوع.

برعکس، اگر به کارکنان از ساخت و سازهای آتی ساختمان اطلاع می دهید، ممکن است بگویید، “از همکاری شما در این مدت قدردانی می کنم.” حتی اگر هیچ اقدام خاصی از کارمندان انتظار نداشته باشید، مفید است که نحوه برخورد آنها با اخبار و اینکه آیا انتظار دارید آنها در پاسخ به یادداشت کاری انجام دهند یا خیر مفید است.

قالب یادداشت قابل دانلود

در پاراگراف دوم، شما می خواهید زمینه یا شواهدی را ارائه دهید. به عنوان مثال، فرض کنید یادداشت شما به شرکت از سازماندهی مجدد داخلی اطلاع می دهد. اگر اینطور باشد، بند دو باید چیزی شبیه این را بگوید: “همانطور که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد، ما به این نتیجه رسیده ایم که جدا کردن تیم تولید ویدیو از تیم محتوای خود منطقی تر است. به این ترتیب، آن تیم ها می توانند بیشتر بر روی خود تمرکز کنند. اهداف فردی.”

بند سوم:

یادداشت های متقاعدسازی برای تشویق خوانندگان به انجام اقدامی در مورد یک رویداد یا پیشنهاد، مانند رای دادن یا درخواست استفاده می شود.

موضوع:

به:

اگر هیچ اقدامی از طرف کارمند مورد نیاز نیست، می توانید این بخش را کنار بگذارید.

5. بیانیه پایانی را درج کنید.

قالب یادداشتاین قالب را دانلود کنید

نمونه های یادداشت

نحوه نوشتن اینفوگرافیک یادداشت با مراحل

4. موارد اقدام و جدول زمانی (اختیاری) را مشخص کنید.

یک موضوع دقیق به آنها هشدار می دهد که این یادداشت به طور خاص به آنها مربوط است. و شروع با یک خلاصه اجرایی به گیرندگان این امکان را می دهد که پیام کلی را قبل از اینکه عمیق تر در جزئیات فرو بروند، درک کنند. اطلاعات پس‌زمینه زمینه پیام را ارائه می‌دهد و مرور کلی و جدول زمانی باید به سؤالاتی پاسخ دهد که احتمالاً پیش می‌آیند.

سرتیتر:

من برای اطلاع شما می نویسم [reason for writing memo].

در هدر خود، می‌خواهید محتوای خود را به وضوح برچسب «Memorandum» بزنید تا خوانندگان شما بدانند دقیقاً چه چیزی دریافت می‌کنند. همانطور که قبلاً ذکر شد، می‌خواهید «TO»، «FROM»، «DATE» و «SUBJECT» را وارد کنید. این اطلاعات برای ارائه محتوا مرتبط است، مثلاً چه کسی را مخاطب قرار می‌دهید و چرا.

بند اول:

یادداشت

این مرحله ممکن است بیهوده به نظر برسد، اما مهم است که سند خود را قبل از ارسال آن بررسی کنید. یادداشت ها برای اطلاع خوانندگان از تغییرات آتی و انتقال اطلاعات مهم هستند. نمی‌خواهید با اشتباه تایپی یا تحریف خطر ایجاد سردرگمی کنید.

آنچه ما دوست داریم: این یادداشت دارای دستورالعمل‌های روشنی برای یافتن رویدادی است که در حال وقوع است، چیزی که اگر فقط شماره طبقه را درج می‌کرد کمتر مؤثر بود.

هدف از این یادداشت اعلام تاخیر در عرضه یک محصول است. مقدمه شامل تاریخ جدید است، بنابراین جدول زمانی یا مروری طولانی لازم نیست. این قالب این یادداشت را می‌توان برای موقعیت‌های دیگری که یک تغییر ساده، اما مهم رخ می‌دهد، اعمال کرد.

برخلاف ایمیل، یادداشت پیامی است که شما برای گروه بزرگی از کارمندان، مانند کل بخش خود یا همه افراد شرکت ارسال می‌کنید. ممکن است لازم باشد یادداشتی بنویسید تا کارکنان را از رویدادهای آینده مطلع کنید یا تغییرات داخلی را پخش کنید.

آنچه ما دوست داریم: یادداشت راه‌اندازی بینش‌هایی را در مورد تاخیرهای عرضه محصول به خوانندگان ارائه می‌دهد، که می‌تواند برخی از ناامیدی را که مشتریان یا کارمندان در صورت عدم اطلاع به آنها احساس می‌کنند، کاهش دهد.

می توانید یک یادداشت را در چند مرحله کوتاه جمع آوری کنید. همه یادداشت ها باید شامل موارد زیر باشد:

1. یک عنوان بنویسید.

مثال یادداشت تجاری برای یادداشت متقاعدسازی

جنبه های تدارکاتی یک تجارت وجود دارد که به کارمندان شما مربوط می شود، اما لزوماً شامل کار آنها نمی شود. این یادداشت نمونه ای از بازسازی آشپزخانه در دفتر را به تصویر می کشد. کمی ناراحت کننده است اما بزرگ نیست.

بیانیه پایانی شما شامل هر گونه اطلاعاتی است که می خواهید تقویت کنید. آیا مخاطب خاصی وجود دارد که خوانندگان باید برای سؤالات با آنها تماس بگیرند؟ اگر چنین است، آنها را در اینجا قرار دهید.

6. قبل از ارسال بررسی و تصحیح کنید.

برای شروع ساختن یادداشت‌های تجاری خود، در اینجا یک الگوی یادداشت تجاری ساده با نمونه‌هایی از نحوه استفاده از آن‌ها برای پاسخگویی به نیازهای مختلف به عنوان راهنمایی آورده شده است.

الگوی یادداشت تجاری

موضوع شما باید کوتاه و جذاب باشد و به خوانندگان یک ایده کلی از آنچه یادداشت درباره آن است ارائه دهد.

2. یک مقدمه بنویسید.

اگر لازم است کارمندان خود را از کسب و کار رسمی داخلی مطلع کنید، ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه یادداشت بنویسید تا پیام خود را بهتر منتقل کنید. اما قبل از اینکه آن را تجزیه کنیم، اجازه دهید در مورد اهداف متعدد یادداشت ها صحبت کنیم.