گردش کار مدیریت محتوا چیست؟ چرا در سال 2022 به یکی نیاز دارید؟


ایجاد یک جریان کاری محتوای موثر بسیار شبیه پختن یک کیک است. اگر به طور تصادفی خمیر ناتمام را در یک تابه آماده نشده بریزید، آسیب وارد شده است. شما نمی توانید به عقب برگردید و ظرف را بعد از این واقعیت آماده کنید.

تصور کنید خمیر کیک شما محتوای شماست و قالب کیک انتشار آن است. اگر محتوای شما مستقیماً از نویسنده به مصرف کنندگان شما برسد، در معرض خطرات زیادی هستید. ابتدا باید محتوا را قبل از انتشار و توزیع ویرایش و بررسی کنید. خوانندگان از محتوای بی دقت و نادرست بی علاقه یا ناراحت می شوند. و هنگامی که اطلاعات در دسترس هستند، تقریباً غیرممکن است که بازیابی شوند.

دانلود رایگان: الگوی تقویم تحریریه بازاریابی

وجود افراد مناسب در تیم محتوای شما کافی نیست. برای ایجاد محتوای باکیفیت هر بار که پست می کنید، شرکت شما باید فرآیندهای خود را در یک جریان کاری محتوا مشخص کند.

در این پست، موضوع گردش کار محتوا – چیست، چگونه آن را مدیریت کنید، و چگونه می توانید برای کسب و کار خود ایجاد کنید، پوشش خواهیم داد.

استراتژیست ها، نویسندگان، ویراستاران و مدیران افرادی هستند که شما در تیم محتوای خود خواهید داشت. وظایف آنها، که در یک گردش کار دیده می شود، شامل برنامه ریزی، نوشتن، ویرایش، انتشار و غیره است. با این حال، هر تابع برای هر نوع محتوا ضروری نیست.

بسته به نوع محتوا، گردش کار شما تغییر می کند. کسب‌وکارها می‌توانند محتوای مختلفی مانند خبرنامه، پست‌های وبلاگ و پست‌های رسانه‌های اجتماعی منتشر کنند. گردش کار محتوا برای هر دارایی متفاوت است. به عنوان مثال، انتشار یک خبرنامه و یک پست رسانه های اجتماعی را مقایسه کنید. بارزترین تفاوت در این فرآیند این است که انواع محتوا از کانال های مختلفی عبور می کند. هنگامی که گردش کار را تجزیه کنید، متوجه خواهید شد که هر یک ممکن است به افراد، فرآیندها، ابزارها و منابع جداگانه ای نیاز داشته باشد.

با بسیاری از قطعات متحرک لازم برای ایجاد یک گردش کار محتوا، مدیریت فرآیند به یک اولویت تبدیل می شود.

مدیریت گردش کار محتوا

اگر رام نشوید، گردش کار محتوای شما می تواند برای تیم شما پیچیده و گیج کننده شود. برای مدیریت موفقیت آمیز گردش کار خود، با تشریح فرآیندها، افراد و ابزارهای دخیل در فرآیند تولید محتوا شروع کنید.

فرآیندها

برای مدیریت گردش کار محتوای خود، مراحل مورد نیاز برای ایجاد محتوا را مشخص کنید. آن ها هستند:

  1. راهبردی کردن
  2. برنامه ریزی
  3. پدید آوردن
  4. در حال بررسی
  5. انتشار
  6. در حال تجزیه و تحلیل

در حالی که این جریان کار اساسی برای محتوا است، هر مرحله بسته به نوع محتوا دارای فرآیندهای تکمیلی است. شما می توانید این مراحل اضافی را هنگام ایجاد گردش کار محتوای خود بسازید. در این مرحله، ترسیم یک استراتژی محتوا مفید است.

مردم

یک جریان کاری محتوای مؤثر بر فرآیندهای مورد نیاز برای انتشار محتوا تمرکز می کند، اما مردم احتمالاً حیاتی ترین بخش هستند. یکی از جنبه های مدیریت گردش کار محتوا، شناسایی و مدیریت بازیکنان کلیدی است. این افراد مسئول انجام مراحل در فرآیند تولید محتوا ذکر شده در بالا هستند. به عنوان مثال، برای استراتژی، به یک استراتژیست نیاز دارید. برای بررسی، به یک ویرایشگر نیاز دارید.

در ارتباط با مدیریت افراد و فرآیندهای آنها، مدیریت گردش کار محتوا ابزارهای مورد نیاز برای تکمیل کار را نیز پوشش می دهد.

ابزار

برای اینکه تیم محتوای شما نقش خود را ایفا کند و از طریق فرآیندهای تولید محتوا کار کند، به ابزارهایی نیاز دارد. محتوا باید در جایی ایجاد، ویرایش، به اشتراک گذاشته یا مدیریت شود. مدیریت گردش کار محتوای تیم شما به معنای مدیریت ابزارهای مورد نیاز آن است.

سیستم های مدیریت محتوا، مانند CMS Hub، برای انتشار پست های وبلاگ ضروری هستند. Canva و Adobe Photoshop ابزارهای عالی برای طراحی هستند. اینها تنها سه مورد از ابزارهای زیادی هستند که ممکن است شرکت شما به پشته فناوری محتوای خود اضافه کند.

با رونق صنعت بازاریابی محتوا، کسب و کار شما نیاز به گسترش دارد تا بتواند با این رشد سازگار شود. این گسترش نشان دهنده افزایش افراد، فرآیندها و ابزارهای مرتبط با جریان کاری محتوای شما است. هرچه گردش کار شما جامع تر شود، مدیریت آن دلهره آورتر است. با این حال، یکپارچه سازی نرم افزار گردش کار محتوا می تواند مشکل را حل کند.

نرم افزار گردش کار محتوا

نرم افزار گردش کار محتوا یا سیستم مدیریت گردش کار، برنامه ای است که فرآیند تولید محتوا را از طریق برنامه ریزی، تولید و انتشار مدیریت می کند. به جای اینکه تیم‌ها از روش‌ها و رویکردهای متعدد برای نظارت بر فرآیند محتوا استفاده کنند، سیستم‌های مدیریت گردش کار به شما کمک می‌کنند یک مکان متمرکز برای تجسم فرآیندهای تیم خود ایجاد کنید. اجرای استراتژی محتوای شما را در راستای اهداف شرکت ارتقا می دهد.

مزایای اضافه شده استفاده از نرم افزار گردش کار محتوا عبارتند از:

  • افزایش بهره وری
  • کاهش خطاها
  • بهبود همکاری در محل کار

افزایش بهره وری

بدون استفاده از ابزار نرم افزار گردش کار محتوا، اعضای تیم با کار اضافی و اتلاف زمان باقی می مانند. این مشکلات با نرم افزار گردش کار محتوا حذف می شود زیرا خودکار است. ارسال به روز رسانی ایمیل را حذف می کند زیرا نرم افزار آنها را برای شما ارسال می کند. تیم های محتوا مجبور نیستند جدول زمانی یک پروژه را حدس بزنند زیرا سیستم آن را برای آنها مدیریت می کند. همه چیز به سرعت و کارآمد اتفاق می افتد.

کاهش خطاها

هیچ چیز کامل نیست و شما نمی توانید همان انتظار را از جریان کاری محتوای خود داشته باشید. با این وجود، نرم افزار گردش کار محتوا به کاهش خطاها کمک می کند. این به تیم شما کمک می کند تا جلوتر از ضرب الاجل ها بماند. این به شما امکان می دهد تشخیص دهید که چه فرآیندهایی در جریان کار محتوا نیاز به تنظیم دارند. نرم افزار مدیریت محتوا ابزارهایی را برای بهبود گردش کار به شرکت شما می دهد.

بهبود همکاری در محل کار

نرم افزار مدیریت محتوا، همکاری در محل کار را بین اعضای تیم و برنامه ها و پلتفرم هایی که استفاده می کنند بهبود می بخشد. اجرای استراتژی محتوای شما به افراد مختلفی نیاز دارد که از ابزارهای مختلفی استفاده می کنند. نرم‌افزار مدیریت گردش کار به تیم شما اجازه می‌دهد تا زمانی که نرم‌افزار با چندین سیستم مدیریت محتوا، ارائه‌دهندگان ایمیل، خدمات پیام‌رسانی و پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی ادغام می‌شود، عضو دیگری را مطلع و به‌روزرسانی کند.

برای استفاده از مزایای استفاده از نرم افزار گردش کار محتوا، درباره Marketing Hub و اینکه چگونه فناوری اتوماسیون بازاریابی آن وظایف را ساده می کند، بیشتر بیاموزید.

قالب گردش کار محتوا

نرم افزار گردش کار محتوا برای همگام شدن با استراتژی محتوای شما اساسی است. با این حال، برای ایجاد گردش کار خود به مراحل مناسب نیاز دارید. تنها در این صورت است که می توانید بیشترین بهره را از نرم افزار ببرید. از کجا شروع می کنید؟ در اینجا نحوه ایجاد گردش کار محتوای خود آورده شده است.

نحوه ایجاد یک گردش کار محتوا

افراد، فرآیندها و ابزارهای لازم برای اجرای استراتژی محتوای شما، نشانگرهای مفیدی در ایجاد گردش کار محتوای شما هستند. برای ایجاد یک گردش کار محتوا، باید:

  1. تصمیم بگیرید که چه محتوایی ایجاد کنید.
  2. یک تفکیک از وظایف قابل اجرا ایجاد کنید.
  3. نقش ها را تعیین کنید.
  4. زمان مربوط به هر کار را تعیین کنید.
  5. گردش کار محتوای خود را مستند کنید.

تصمیم بگیرید که چه محتوایی ایجاد کنید.

ابتدا تصمیم بگیرید که “چه چیزی” را ایجاد می کنید. آیا این یک پست در شبکه های اجتماعی است؟ آیا این یک خبرنامه است؟ شرکت شما انتخاب ایجاد انواع محتوا مانند اینفوگرافیک ها، پست های وبلاگ، محتوای ویدیویی و موارد دیگر را دارد و شما باید برای هر کدام یک گردش کار ایجاد کنید.

یک تفکیک از وظایف قابل اجرا ایجاد کنید.

هنگامی که بر روی یک نوع محتوای خاص تمرکز کردید، مراحل لازم برای انتقال آن از استراتژی به انتشار را مشخص کنید. این نمونه گردش کار را برای یک پست وبلاگ در نظر بگیرید. روند آن ممکن است به این صورت باشد:

استراتژی > برنامه ریزی > ایجاد > ویرایش > انتشار > تجزیه و تحلیل

در حالی که اینها وظایف گسترده ای برای ایجاد یک وبلاگ هستند، این جایی است که باید گسترش یابد. استراتژی‌سازی معمولاً شامل انجام ممیزی محتوا، ایجاد شخصیت‌های خریدار و انجام تحقیقات کلمات کلیدی است. ویرایش ممکن است شامل پیاده‌سازی تکنیک‌های SEO یا افزودن تصاویر و لینک‌ها باشد.

هر مرحله در فرآیند باید در نظر گرفته شود تا بتوان آن را به عضو تیم مناسب اختصاص داد.

نقش ها را تعیین کنید.

بعد از اینکه وظایف مربوط به فرآیند محتوای خود را انجام دادید، وقت آن است که تصمیم بگیرید چه کسی آنها را انجام می دهد. این مرحله می تواند به شناسایی اینکه آیا کسی در نقش خود توانایی دارد یا خیر و اینکه آیا شما نیاز به آوردن اعضای اضافی دارید یا خیر کمک کند. با استفاده از مثال وبلاگ ما در بالا، به این صورت ممکن است نقش ها را تعیین کنید.

  • راهبردی کردن > استراتژیست محتوا
  • برنامه ریزی > مدیر محتوا
  • نوشتن > کپی رایتر
  • ویرایش > ویرایشگر
  • انتشار > مدیر محتوا
  • در حال تجزیه و تحلیل > مدیر محتوا

پس از تعیین مسئولیت برای هر کار، تعیین کنید که چقدر زمان برای تکمیل لازم است.

زمان مورد نیاز برای هر کار را مشخص کنید.

برای تعیین میزان زمان لازم برای هر کار، با تیم محتوای خود مشورت کنید. نویسنده شما می گوید چقدر زمان می برد تا یک پست 500 کلمه ای بنویسد؟ در مورد یک پست 2500 کلمه ای چطور؟ از مدت زمانی که به شما می دهند استفاده کنید و در زمان اضافی بسازید. این می تواند به شرکت شما کمک کند تا از کار با زمان بندی های فشرده یا از دست دادن ضرب الاجل ها جلوگیری کند.

پس از این مرحله، گردش کار محتوای شما ممکن است به شکل زیر باشد:

  • راهبردی کردن > استراتژیست محتوا (1 روز)
  • برنامه ریزی > مدیر محتوا (<1 روز)
  • نوشتن > کپی رایتر (2 روز)
  • ویرایش > ویرایشگر (1 روز)
  • انتشار > مدیر محتوا (<1 روز)
  • در حال تجزیه و تحلیل > مدیر محتوا (در حال انجام)

هنگامی که فرآیندی را برای وظایف، افراد و مدت زمان مورد نیاز برای ایجاد محتوای خود مشخص کردید، گردش کار محتوای شما کامل می شود.

گردش کار محتوای خود را مستند کنید.

آخرین مرحله در ایجاد گردش کار محتوای شما، مستندسازی آن است. شرکت‌ها معمولاً از رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) استفاده می‌کنند تا تیم‌های خود را با فرآیند هماهنگ نگه دارند. Marketing Hub، Trello و Evernote نمونه‌هایی از سیستم‌هایی هستند که به تیم‌ها امکان دسترسی آسان به اسنادی مانند SOP را می‌دهند.

گردش کار محتوا کار می کند، بنابراین شما مجبور نیستید.

تولید محتوا ساده نیست. عناصر زیادی در انتشار محتوا و اجرای موفقیت آمیز استراتژی محتوای شما وجود دارد. ایجاد یک جریان کاری محتوا به تیم شما کمک می کند تا با افزایش بهره وری، کاهش خطاها و بهبود همکاری در محل کار، در کار خود باقی بماند. جریان از پیش تعیین شده هر فرآیند آن را آسان می کند، اما مدیریت وظایف فردی بدون نرم افزار جریان کار محتوا به طور فزاینده ای آشفته می شود.

هنگام مدیریت نحوه تبدیل محتوای شما از یک ایده به انتشار، جریان کار محتوا از عهده کارهای سنگین بر می آید.

الگوهای تقویم تحریریه بازاریابی



منبع