برای بیان واضح، مدیریت پروژه می تواند مشکل باشد. بدون برنامه ریزی دقیق و استراتژی، ممکن است احساس کنید که کور کار می کنید.
هر پروژه با مفهوم و شروع شروع می شود. در طی این مرحله، یک ایده به یک طرح تجاری تبدیل می شود که با اهداف، منشورهای پروژه و سهامداران کامل می شود.
اعضای تیم و ذینفعان نیز در طول ارائه گزارش درباره شکست ها و موفقیت ها بحث می کنند. این به بهبود عملکرد و بهره وری در سراسر سازمان کمک می کند.
در نتیجه، مدل‌های پنج فازی چابک‌تر و مؤثرتر در کمک به موفقیت پروژه‌ها در نظر گرفته می‌شوند. در واقع، موسسه مدیریت پروژه (PMI) نیز چرخه حیات پنج فازی را ترویج می کند.
هنگامی که پروژه را در سطح وسیع تری تعریف کردید، وقت آن است که جزئیات را مشخص کنید.
حداقل یا حداکثر بودجه دارد؟
پنج مرحله مدیریت پروژه
هر پروژه موفق پنج مرحله یکسانی را طی می کند: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل.
علاوه بر این، پلت فرم HubSpot CRM به شما امکان می دهد تا به راحتی آن را با سایر ابزارهای فروش و بازاریابی خود ادغام کنید. این امر پیگیری پیشرفت را آسان می کند و تضمین می کند که همه در یک صفحه هستند.
در بخش بعدی، نگاه دقیق تری به هر مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه خواهیم داشت.
مرحله اضافی می تواند به مدیران کمک کند تا پروژه را در مسیر خود نگه دارند و اطمینان حاصل شود که مسائل به سرعت شناسایی شده و به آنها رسیدگی می شود.
علاوه بر این، این نرم‌افزار بینش‌های بی‌درنگی را در مورد گردش کار به کاربران ارائه می‌دهد و آنها را قادر می‌سازد تا گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و بر اساس آن تنظیم کنند.
علاوه بر به روز نگه داشتن همه افراد در مورد پیشرفت، امکان ایجاد تغییرات سریع و آسان را فراهم می کند. مدیریت پروژه چابک مدیریت پروژه های توسعه نرم افزار را به طور موثرتر و کارآمدتر ممکن می سازد.
چرخه عمر پروژه به طور کلی شامل چهار مرحله است: شروع، برنامه ریزی، اجرا و بسته شدن. با این حال، برخی از مدیران پروژه، مرحله پنجمی به نام نظارت و کنترل را اضافه می کنند.
این طرح همچنین باید شامل نقاط عطف و قابل تحویل باشد تا همه بدانند چه کاری باید انجام شود، چه کسی چه کاری را انجام می دهد و چه زمانی نقاط عطف باید تکمیل شود. همچنین شامل تفکیک وظایف، جدول زمانی، برنامه ارتباطی، استراتژی کاهش ریسک و برنامه ای برای مقابله با بدترین سناریوها می شود.
سهامداران کلیدی چه کسانی هستند؟
بنابراین، اگر به دنبال راه هایی برای ارتقای سطح مدیریت پروژه خود بوده اید، در اینجا شانس شماست. الگوی مدیریت پروژه خود را در زیر بگیرید تا پیشرفت تیم خود را پیگیری کنید و گردش کار خود را برای افزایش کارایی ساده کنید.
هنگام تعریف اهداف یک پروژه، متدولوژی های SMART و CLEAR محبوب ترین هستند.
در طول این مرحله، مدیر پروژه با تیم خود برای حل هر گونه مشکل همکاری می کند. این شامل بررسی‌های دوره‌ای و به‌روزرسانی‌های طرح است تا تغییرات در محدوده پروژه یا در دسترس بودن منابع را منعکس کند.
این پروژه چقدر طول می کشد؟
مخفف SMART مخفف عبارت Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Timely است. استفاده از این چارچوب تضمین می کند که اهداف شما به وضوح تعریف شده، واقع بینانه و قابل دستیابی هستند.
با استفاده از این نرم افزار، تیم ها می توانند گردش کار خود را ساده کنند، پیشرفت خود را پیگیری کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و وظایف خود را مدیریت کنند.
مرحله 5: بسته شدن پروژه
به طور سنتی، مدیریت پروژه با قلم و کاغذ یا در بهترین حالت، یک صفحه گسترده انجام می شد. به دلیل پیچیدگی پروژه ها و پراکندگی نیروی کار، این روش ها بی اثر شده اند.
هدف از این پروژه چیست؟
چرخه حیات مدیریت پروژه
علاوه بر آن، مدیران پروژه می‌توانند پیشرفت را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) یا عوامل حیاتی موفقیت (CSF) بررسی کنند. به عنوان مثال، می توانید اندازه گیری کنید که آیا پروژه شما طبق برنامه و بودجه است یا وظایف خاصی در حال تکمیل شدن است.
شما به عنوان مدیر پروژه با چه مشکلات و موانعی روبرو هستید؟ برای بسیاری، خزش دامنه، ارتباطات ضعیف و تأخیر در کار در صدر فهرست قرار دارند.
همچنین نظارت بر پیشرفت در برابر طرح و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم بسیار مهم است. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد در جدول زمانی تجدید نظر شود تا تاخیرها یا تغییرات غیرمنتظره در نظر گرفته شود.
بیایید به یک مثال نگاه کنیم. یک هدف مبهم ممکن است این باشد، “برنامه ای توسعه دهید که انجام سفارش را ساده تر کند.” با استفاده از روش SMART، این هدف چیزی شبیه به “توسعه برنامه ای است که زمان انجام سفارش را 20٪ کاهش می دهد.”
پیگیری پیشرفت و رعایت ضرب الاجل ها نیاز به رویکرد دیجیتال اول دارد. نرم افزار مدیریت پروژه HubSpot یکی از ابزارهایی است که قطعا می تواند به مدیریت پروژه کمک کند.
این همچنین زمانی است که تیم های پروژه با مدیر پروژه گرد هم می آیند تا یک نقشه راه گسترده برای پروژه ایجاد کنند.
در طول این مرحله، مدیر پروژه یک برنامه دقیق برای اجرا، نظارت و کنترل پروژه تهیه می کند. این معمولاً با تعیین اهداف شروع می شود.
چندین ایدئولوژی وجود دارد که می توانید برای برنامه ریزی برای این مرحله از آنها استفاده کنید. با استفاده از مدیریت پروژه چابک، منابع توسعه به طور موثر استفاده می شود و نیازهای مشتری برآورده می شود.
یک ابزار مدیریت پروژه که به خوبی طراحی شده است، شما را در مسیر حرکت نگه می دارد و به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می کند. برای لیستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه، این راهنمای مفید را بررسی کنید.
مخفف CLEAR مخفف Collaborative، Limited، Emotional، Acceptable و Refined است.
بسیاری از مدیران پروژه با داشتن جزئیات بسیار زیاد، از ابزارهای همکاری مانند Asana، Trello و نرم افزار مدیریت پروژه HubSpot برای ردیابی وظایف، جدول زمانی و بودجه در یک مکان مرکزی استفاده می کنند.
مرحله 3: اجرای پروژه
در طول این مرحله، مدیران پروژه گردش کار را ایجاد می کنند، وظایفی را به اعضای تیم اختصاص می دهند و اطمینان حاصل می کنند که همه در مسیر درست هستند. آنها همچنین ذینفعان و تیم ها را در جریان پیشرفت پروژه نگه می دارند.
به محض اتمام مرحله برنامه ریزی، زمان شروع اجرای طرح است. اینجاست که کار واقعی انجام می شود.
برخی از موانع احتمالی چیست؟
این آخرین مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه است. این زمانی است که محصولات قابل تحویل را برای تایید به اسپانسر پروژه تحویل می دهید. در طول این مرحله، تیم منحل می شود و هرگونه استخدام قراردادی برای پروژه فسخ می شود.
مرحله 4: نظارت و کنترل پروژه
صرف نظر از اندازه یا محدوده، همه پروژه ها از یک روند مشابه پیروی می کنند. در مدیریت پروژه به این فرآیند چرخه حیات پروژه می گویند.
مرحله 1: مفهوم و شروع پروژه
مرحله 2: برنامه ریزی پروژه
به عنوان بخشی از این مرحله، حامی پروژه (فردی که درخواست تکمیل پروژه را داشته است) بودجه و جدول زمانی را تایید می کند.
در این روش، تیم پروژه به سمت هدفی کار می کند که در مهلت و بودجه پروژه مشخص و قابل دستیابی است. همه باید برای دستیابی به آن اشتیاق داشته باشند و این باید با اهداف کلی پروژه مرتبط باشد.
مرحله چهار معمولاً همزمان با مرحله سه اجرا می شود. از این گذشته، برای نظارت بر یک پروژه، در وهله اول باید در حال اجرا باشد.
تیم ها باید در این مرحله به چند سوال پاسخ دهند، از جمله:
پس از بسته شدن، مدیر پروژه یک بررسی نهایی را انجام می دهد که درس های آموخته شده از پروژه و همچنین هر گونه داده ضروری که می تواند در آینده مفید باشد را مستند می کند.
بنابراین، اگر در یک موقعیت مدیریت پروژه هستید، شروع با اصول اولیه بهترین گزینه است. در اینجا، پروژه‌ها را به پنج مرحله تقسیم می‌کنیم تا به شما کمک کنیم بهتر بفهمید چه کاری و چه زمانی باید انجام شود.