در این روش، تیم پروژه به سمت هدفی کار می کند که در مهلت و بودجه پروژه مشخص و قابل دستیابی است. همه باید برای دستیابی به آن اشتیاق داشته باشند و این باید با اهداف کلی پروژه مرتبط باشد.
هنگام تعریف اهداف یک پروژه، متدولوژی های SMART و CLEAR محبوب ترین هستند.
به طور سنتی، مدیریت پروژه با قلم و کاغذ یا در بهترین حالت، یک صفحه گسترده انجام می شد. به دلیل پیچیدگی پروژه ها و پراکندگی نیروی کار، این روش ها بی اثر شده اند.
به عنوان بخشی از این مرحله، حامی پروژه (فردی که درخواست تکمیل پروژه را داشته است) بودجه و جدول زمانی را تایید می کند.
در طول این مرحله، مدیر پروژه با تیم خود برای حل هر گونه مشکل همکاری می کند. این شامل بررسی‌های دوره‌ای و به‌روزرسانی‌های طرح است تا تغییرات در محدوده پروژه یا در دسترس بودن منابع را منعکس کند.
علاوه بر به روز نگه داشتن همه افراد در مورد پیشرفت، امکان ایجاد تغییرات سریع و آسان را فراهم می کند. مدیریت پروژه چابک مدیریت پروژه های توسعه نرم افزار را به طور موثرتر و کارآمدتر ممکن می سازد.
برای بیان واضح، مدیریت پروژه می تواند مشکل باشد. بدون برنامه ریزی دقیق و استراتژی، ممکن است احساس کنید که کور کار می کنید.
هنگامی که پروژه را در سطح وسیع تری تعریف کردید، وقت آن است که جزئیات را مشخص کنید.
علاوه بر آن، مدیران پروژه می‌توانند پیشرفت را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) یا عوامل حیاتی موفقیت (CSF) بررسی کنند. به عنوان مثال، می توانید اندازه گیری کنید که آیا پروژه شما طبق برنامه و بودجه است یا وظایف خاصی در حال تکمیل شدن است.
اعضای تیم و ذینفعان نیز در طول ارائه گزارش درباره شکست ها و موفقیت ها بحث می کنند. این به بهبود عملکرد و بهره وری در سراسر سازمان کمک می کند.
بنابراین، اگر در یک موقعیت مدیریت پروژه هستید، شروع با اصول اولیه بهترین گزینه است. در اینجا، پروژه‌ها را به پنج مرحله تقسیم می‌کنیم تا به شما کمک کنیم بهتر بفهمید چه کاری و چه زمانی باید انجام شود.
پس از بسته شدن، مدیر پروژه یک بررسی نهایی را انجام می دهد که درس های آموخته شده از پروژه و همچنین هر گونه داده ضروری که می تواند در آینده مفید باشد را مستند می کند.
تیم ها باید در این مرحله به چند سوال پاسخ دهند، از جمله:
-
حداقل یا حداکثر بودجه دارد؟
-
مرحله 1: مفهوم و شروع پروژه
مرحله 4: نظارت و کنترل پروژه
هر پروژه با مفهوم و شروع شروع می شود. در طی این مرحله، یک ایده به یک طرح تجاری تبدیل می شود که با اهداف، منشورهای پروژه و سهامداران کامل می شود.
این آخرین مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه است. این زمانی است که محصولات قابل تحویل را برای تایید به اسپانسر پروژه تحویل می دهید. در طول این مرحله، تیم منحل می شود و هرگونه استخدام قراردادی برای پروژه فسخ می شود.
صرف نظر از اندازه یا محدوده، همه پروژه ها از یک روند مشابه پیروی می کنند. در مدیریت پروژه به این فرآیند چرخه حیات پروژه می گویند.
این پروژه چقدر طول می کشد؟
همچنین نظارت بر پیشرفت در برابر طرح و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم بسیار مهم است. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد در جدول زمانی تجدید نظر شود تا تاخیرها یا تغییرات غیرمنتظره در نظر گرفته شود.
بیایید به یک مثال نگاه کنیم. یک هدف مبهم ممکن است این باشد، “برنامه ای توسعه دهید که انجام سفارش را ساده تر کند.” با استفاده از روش SMART، این هدف چیزی شبیه به “توسعه برنامه ای است که زمان انجام سفارش را 20٪ کاهش می دهد.”
پیگیری پیشرفت و رعایت ضرب الاجل ها نیاز به رویکرد دیجیتال اول دارد. نرم افزار مدیریت پروژه HubSpot یکی از ابزارهایی است که قطعا می تواند به مدیریت پروژه کمک کند.
سهامداران کلیدی چه کسانی هستند؟
این طرح همچنین باید شامل نقاط عطف و قابل تحویل باشد تا همه بدانند چه کاری باید انجام شود، چه کسی چه کاری را انجام می دهد و چه زمانی نقاط عطف باید تکمیل شود. همچنین شامل تفکیک وظایف، جدول زمانی، برنامه ارتباطی، استراتژی کاهش ریسک و برنامه ای برای مقابله با بدترین سناریوها می شود.
مرحله 3: اجرای پروژه
آینده مدیریت پروژه روشن تر از همیشه به نظر می رسد.
چرخه حیات مدیریت پروژه
مخفف CLEAR مخفف Collaborative، Limited، Emotional، Acceptable و Refined است.
چرخه حیات مدیریت پروژه
علاوه بر این، پلت فرم HubSpot CRM به شما امکان می دهد تا به راحتی آن را با سایر ابزارهای فروش و بازاریابی خود ادغام کنید. این امر پیگیری پیشرفت را آسان می کند و تضمین می کند که همه در یک صفحه هستند.
علاوه بر این، این نرم‌افزار بینش‌های بی‌درنگی را در مورد گردش کار به کاربران ارائه می‌دهد و آنها را قادر می‌سازد تا گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و بر اساس آن تنظیم کنند.
در طول این مرحله، مدیران پروژه گردش کار را ایجاد می کنند، وظایفی را به اعضای تیم اختصاص می دهند و اطمینان حاصل می کنند که همه در مسیر درست هستند. آنها همچنین ذینفعان و تیم ها را در جریان پیشرفت پروژه نگه می دارند.
چرخه عمر پروژه به طور کلی شامل چهار مرحله است: شروع، برنامه ریزی، اجرا و بسته شدن. با این حال، برخی از مدیران پروژه، مرحله پنجمی به نام نظارت و کنترل را اضافه می کنند.
یک ابزار مدیریت پروژه که به خوبی طراحی شده است، شما را در مسیر حرکت نگه می دارد و به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می کند. برای لیستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه، این راهنمای مفید را بررسی کنید.
مرحله 4: نظارت و کنترل پروژه
به محض اتمام مرحله برنامه ریزی، زمان شروع اجرای طرح است. اینجاست که کار واقعی انجام می شود.
